電話での効果的なコミュニケーション方法

電話での効果的なコミュニケーションには、明瞭な話し方、自分が何を伝えたいのかを理解していること、そして聞き上手であることや促し上手であることを活かして相手と積極的に関わろうとする姿勢が必要です。この記事では、電話で効果的にコミュニケーションをとるために必要な基本的なことをご紹介します。

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自分が誰であるかを明記して電話に出る。自分が誰と話しているのかわからないと、電話をかけてきた人は混乱してしまいます。明るく楽しい声で応対するように心がけると、会話がスムーズに始まります。

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はっきりと話しましょう。よく発音し、もごもご話したり、早口でまくしたてたりしないようにしましょう。相手が聞き取りにくい場合や、母国語と異なる言語を話す場合は、ゆっくり話し、いつもより少し大きな声で話すか、はっきりと話しましょう。

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相手にとって意味のある言葉を使いましょう。高齢のおばあちゃんとティーンズスピークで話してもあまり意味がありません。彼女は必ずしも「理解」しようとしているわけではありません。聞き手に合わせて言葉を調整しましょう。

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聞き手の心にイメージを呼び起こそうとするときには、上手に説明的な言葉を使いましょう。何かをうまく説明する必要がある場合は、その形、色、大きさなどを特定できる言葉を選ぶようにしましょう。

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電話をかける前に重要なポイントを書き出しておく。電話するときに何か忘れてしまうのではないか、舌打ちしてしまって言いたいことが言えなくなってしまうのではないかと心配な場合は、電話の前にプロンプトシートを書いて目の前に置いておきましょう。電話中に慌てたら、それを参照してください。

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通話中に重要な点を繰り返す。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Effectively Communicate over the Phone 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。