あまりよく知らない人、またはその人に電話をかける方法

見ず知らずの人や最近知り合った人に電話をかける場合、さまざまな対処法があります。どのような状況に直面しても、あなたは相手の身元や意図を知らないことに対処することになる。そのため、このような電話へのアプローチとしては、まずこの2つの質問に答えようとする一方で、相手があなたについてどれだけの情報を持っているかわからないことを念頭に置く必要があります。

方法1

礼儀正しい電話のエチケットを使う

1. 自己紹介をし、電話の相手の身元を丁寧に尋ねる。知らない電話の相手には、あまり多くの情報を与えずに、あなたの身元と意図を明らかにしたいものですが、同時に相手を安心させたいものです。ただし、それが仕事上の連絡先であれ、パーティーで非公式に会った人であれ、相手が誰であるかを確認する必要もある。

   • 簡単に会ったのであれば、その時の状況を説明することで自己紹介ができます。秘書や他のエージェントに最初に会った場合は、その事情を話して、ターゲットとなる人物に伝えてもらうこともできる。
   • 例えば、電話で "昨日のビジネス・ランチョンでミスター・ドゥーに会ったのですが、もう一度お話したいのですが "と尋ねることができます。あるいは、もし直接その人に会えたら、"ジェーンさん、こんにちは、講演会でお会いしたのですが、もっとお話したいのですが "と言ってください。
   • 会っていない人に電話をかける場合は、文脈から学べることを利用する。例えば、家電量販店の人に電話をかける場合は、まず電話を受けた人に "Hello, I am interested to your latest deals on blu-ray players."（こんにちは、ブルーレイプレーヤーの最新情報に興味があります）と伝えるとよいでしょう。
   • また、専門家の自宅に電話をかける場合、大学の教授だが、一緒に授業を受けている教授ではない場合、次のような言い方をすることができる：「こんにちは、ジョン先生、私は州立大学に通っているのですが、あることでご相談したいことがあります。
   • 非公式な場で知り合った人に電話をかけるときは、ファーストネームを使うべきですが、おそらく肩書きは使わないほうがいいでしょう。
2. 礼儀正しく話しましょう。見知らぬ人に失礼な態度をとったり、時間を無駄にさせたりして気分を害したくはないものです。そのため、会話中や電話をかけるとき、折り返しの電話をかけるときは礼儀正しくしましょう。

   • 電話は日中に--できれば午後の半ばから夕方にかけて。
   • 夜中や明け方など、相手の睡眠や朝の習慣を妨げるような時間帯に電話をかけるのは避けましょう。
   • 発信者が自動メッセージや資格情報に残す可能性のある、指定された時間帯に注意を払うこと。
3. 会話の中で印象的なイメージを呼び起こす。相手のことを少ししか知らなくても、まったく知らなくても、これが相手との最後の電話になることは避けたい。しかし、相手があなたのことをどのように覚えていようと、ポジティブなものであってほしいものです。

   • 視覚的なイメージや鮮明な出来事を描写するなど、感覚を呼び起こす言葉を使いましょう。ただし、下品にならないように。
   • 例えば、あなたのフラワーショップの顧客開拓のために、新規開拓先に電話をかけるとする。"バラの香りに投資し、ライラックの色を見てもらいたいと思いませんか？"と尋ねることから始めることができる。
   • バーで知り合った人に電話をかけて、"アルコールの匂い "や "スモーキーな雰囲気 "を思い出させることで、どのように知り合ったかを説明したいと思うかもしれない。
4. その後の予定を尋ねる。電話を受けた相手に何か楽しみを与える。これは、相手のことをあまりよく知らない場合、あるいはまったく知らない場合に、仕事上あるいは個人的な連絡を長続きさせるために有効です。

   • 関係を継続させるために、新しい担当者と定期的に電話をする時間を決めましょう。
   • これは早い段階で行うが、一度会話が弾んだら、都合の良い区切りの時間を見つけると良い。
   • 例えば、それぞれの仕事上の興味について数分間話してから、こう言うのだ："そういえば、来週またビジネス・コールをセッティングしたいんだけど。"それに従って話を進める。
   • 個人的な電話の場合は、電話をかけてきた相手と信頼関係が築けるまで待ってから、さらに連絡を取るように頼むこともできます。個人的な電話については、後のセクションを参照してください。
5. 個人的な興味について話す。これは、少なくとも話すのと同じくらい聞くことが必要です。

   • 軽く個人的な質問をするが、詮索はしないこと。例えば、"ご家族はお元気ですか "とか、"地元のスポーツチームがお好きなんですね "といった簡単な家庭内の質問から始めるといいでしょう。個人的な場では、共通の趣味について尋ねることができます。
   • 相手のプライバシーを侵害しているように感じさせない程度に、個人的に興味を持ってもらうことが、最初の数回の電話をかける良い方法です。

方法2

ビジネス電話をかける

1. 相手の会社や職場の電話番号に電話をかける。よく知らない相手であれば、最初にどのようにその人に会ったのか、情報を準備しておきましょう。初対面の人であれば、その人の正式な役職は何かを考えておく。

   • 例えば、最近購入した商品についてカスタマーサービスの担当者に相談するような場合です。
2. 信任状を交換する。受け手が会社の正式な代表者であることを名乗ることができるようにします。名前、住所、口座番号など、個人を特定できる情報を求められるかもしれません。

   • 社会保障番号の交換には注意が必要です。たいていの会社は、下4桁の数字しか尋ねないか、本人確認のための別の手段を提供しています。どちらも当てはまらず、受取人の身元が確認できた場合は、危険を冒してでもこの情報を渡すことを検討してもよい。しかし、より安全な手段を見つけることを強く考えるべきである。
   • 会話がより快適になるように、世間話や世辞を交わしてもよい。おはようございます。いいお天気ですね」。
3. あなたの意図とニーズを正確に伝えましょう。あなたは、効率的な方法で彼らから何を必要としているのか、あなたの連絡先にそれを明確にしたい。

   • 詳細がたくさんある場合は、礼儀としてそれらを記録する方法を用意してもらうようにお願いしましょう。これは「ペンと紙」を用意しているかどうか尋ねるのと同じくらい簡単なことだ。
   • もっと手の込んだ提案をするのであれば、このタイミングでさらに連絡を取る計画を立てましょう。プランを紹介し、受け手にあなたとあなたの提案をもっと知ってもらう機会を提供する。次のように言えばいい：「新しいショッピングモールの計画があるのですが、ランチをしながら詳細を話し合いましょう。あるいは、相手がまだ直接会うことを望まないのであれば、こう言うこともできる：「週明けに電話会議の日程を決めませんか？
4. 取引先との個人的なつながりについて話す。これは企業間の関係を助けることができる。新しい連絡先に電話をし、お互いに少なくとも個人的な興味を持つことができれば、会話はよりスムーズに進む。

   • スポーツチームやアトラクションなど、相手の住んでいる場所の興味について聞いてみましょう。例えば、カンザスシティにいるあまり面識のない連絡先に電話をかけて、"今年のロイヤルズはどうですか？"と尋ねるかもしれません。
   • 新しいコンタクトの個人的な生活について尋ねることもできますが、あまりに押しつけすぎてプライバシーを侵害しないようにしましょう。例えば、"お子さんは最近どうですか？"と聞くことができます。相手は自分の近況を話してくれるかもしれないが、その問題をくどくど聞かないこと。
5. 注意喚起をしながら、丁寧に電話を切る。突然、あるいは適切な別れの言葉もなく電話を終わらせるのはやめましょう。

   • 新しい担当者に、簡単に話した内容と今後の予定を思い出させる。
   • 時間を割いてくれたことに感謝し、電話を切る前に「さようなら」や「また近いうちに話しましょう」などのあいさつをする。

方法3

個人的なことについて話す

1. 相手の自宅に電話をかける。これは前の方法よりも親密なコミュニケーションの形です。

   • 自己紹介をした後、相手が少し知っている人であれば、先のステップで紹介した記憶術を試してみるとよいでしょう。
   • あまりよく知らない人に電話をかける場合は、会話のキャッチボールを試してみましょう。お久しぶりです。卒業式で私に会ったことを覚えていますか」と尋ねるか、何か他の関連する出来事に置き換えてもよい。
   • まったく知らない人が相手の場合は、なぜその人に電話をするのか、その人の身元について知っていることは何か、もっと考えてみてください。相手の活動や仕事について知っていることがあれば、それが電話での会話を始める手がかりになります。
   • 例えば、あなたが見たことのある試合で高校サッカーをプレーしていたことを知った知らない人に電話をかけることができます。自己紹介をして、こう言って電話を始めることができる：「高校のプレーオフの試合でお会いしたのを覚えています......」と自己紹介し、会話を続ける。
   • もしつながりがなければ、発信者であるあなたに自己紹介とあなたの意図を伝える責任がある。相手の不安感を取り除くために、自分の名前と用件を手短に伝えましょう。ジョン・ドウと申しますが、お宅の騒音についてお願いがあるのですが......」など、理由は何でもいい。
2. 共通の趣味について話してください。そうすることでコミュニケーションが円滑になり、電話を受けた相手が少し知っている人であれ、まったく知らない人であれ、反感を買うことが少なくなる。

   • あまりよく知らない相手には、大衆文化、文学、食べ物など、共通の趣味に話を誘導するべきだ。そうすることで会話は広がり、より積極的なものになる。例えば、「お寿司はお好きですか」などと聞いてみるのもいい。相手が同意すれば、直接会うきっかけにもなる。
   • まったく面識のない相手に対しても、このような共通の関心事へのアプローチを試みることができる。おそらく、あなたの意図をはっきりさせた後で、"それで、SF映画はお好きですか？"と尋ねることで、より友好的な会話をすることができるだろう。相手との関わりの度合いによっては、直接会うことにつながるかもしれない。しかし、無理強いは禁物だ。
3. 電話のエチケットを守りましょう。カジュアルな会話とはいえ、礼儀正しくして損はない。

   • このシナリオでは、相手に対して正式な肩書きや役職を使う必要はありませんが、下品なニックネームや略語は使いたくありません。相手から別段の指示がない限り、フルネームを使いましょう。
   • 電話をかける時間帯は、ビジネスと同じように午前中か午後の早い時間帯にしましょう。特に言われない限り。
4. 電話を盛り上げるためにイメージを呼び起こす。生き生きとした描写によって、この通話が記憶に残るものになるようにする。

   • 視覚的、聴覚的、その他の感覚的な描写を活用しよう。ただし、下品にならないこと。
   • 例えば、あまり親しくない人に電話をかけて、その人のために思い出すことができる："あの素敵な香りのする花のそばで私に出くわしたときのことを覚えている？"
   • しかし、臭いのきつい記憶でも、ユーモラスにごまかし、次のように言えば、電話の助けになるかもしれない：「私を覚えていますか？泥の水たまりに一緒に落ちた人？"
5. さらに連絡を求める。仕事上のコンタクトのように、会うためのハードスケジュールを決める必要はない。しかし、連絡を取り続ける方法を考えよう。

   • 先に設定した共通の趣味を利用して、一緒にできそうな活動について話し合ったり、少なくとも定期的に会話をしたりしましょう。
   • 例えば、最新の漫画本について電話で会話したり、レシピを交換したり。
   • 電話番号が変わった場合は、お互いに新しい最新の電話番号を教え合うようにしましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAで公開された「 How to Call Someone You Don't Very Well or at All 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。