プロフェッショナルで礼儀正しい電話応対

職場でプロフェッショナルなイメージを与えることは、キャリアを成功させるために重要です。電話応対は、会社の役職に関係なく、ほとんどの社員が行うことです。正しい応対をすることで、肯定的な印象を与え、電話をかけてきた相手に安心感を与え、相手のどんな質問にも答えられるようにすることができます。

知っておくべきこと

• 電話が鳴ったら素早く応答し、自分の顔の前まで持ってくる。
• 会社名と自分の名前をはっきり言う。
• 笑顔で話す！

その1

電話を始める

1. 素早く答えましょう。ビジネスの場では、人を待たせるのは失礼です。3回目の呼び出し音が鳴る前に電話に出てください。
2. 電話を顔に近づける。電話に出るときは素早く動きたいものですが、実際に受話器を顔に当てるには十分な忍耐が必要です。相手が情報を聞き逃さないように、電話を顔に当てるまで話し始めないようにしましょう。
3. 答える前に深呼吸をする。電話を顔に近づけたら、自己紹介をする前に深呼吸をしましょう。そうすることで、落ち着いて自分の考えを整理し、ゆっくりと話しやすくなります。
4. あなたのビジネスとあなた自身を紹介する 電話の相手が正しい場所と人に電話をかけたことを確認したいので、あなたとあなたの会社がどんな会社なのかを知ってもらうようにします。必ずビジネス名でリードしてください。電話が鳴ったときに何を話せばいいか考えなくてもいいように、台本に書かれた挨拶をするのもいいでしょう。このメッセージは、あなたの状況によって多少変わります。

   • もしあなたが受付係なら、あなたが会社全体を示すことが重要です。こんにちは、wikiHow Enterprisesのニックです。このようにすることで、電話の相手にあなたとあなたのビジネスがどのようなものであるかを伝え、話を続けるきっかけを与えることができます。 あなたが個人的な受付担当者である場合は、あなたが働いている人（「こちらはミラー氏のオフィスです、ニックと申します」）を名乗りましょう。
   • あなたがオフィスの一員である場合は、相手にあなたが何をしているかを伝え、どのような質問ができるかを知ってもらいましょう。もしもし、経理のジェシカです」と名乗ることで、相手は目的のオフィスや担当者にたどり着いたかどうか、他の人と話すべきかどうかを知ることができます。
5. 電話の近くにペンとメモ帳を置いておく。これにより、相手が伝言を残したり、その他の情報を伝えたいときに、素早く情報をメモすることができます。メモするものを探している間、電話をかけてきた相手を待たせたくはないでしょう。

パート2

プロフェッショナルに話す

1. 笑顔で話す：たとえ機嫌が悪くても、笑顔を作ってごまかすことで、相手により心地よく聞こえるようになります。あなたの気分も少しは良くなるでしょう。
2. はっきりとプロフェッショナルに話しましょう。ここはプロフェッショナルな場であり、あなたと相手の双方がお互いを明確に正確に理解することが重要です。あなたの情報が確実に伝わるように、ゆっくりと、言葉に抑揚をつけて話しましょう。

   • "Yep"、"Sure"、"Nah "などの俗語は避けましょう。代わりに、"Yes "や "No "のような明確な言葉で話しましょう。どちらかが何を言ったかについて、あなたと電話口の間で混乱が生じないようにするためです。 適切な場合には、"Thank you "や "You're welcome "といった一般的な丁寧語も忘れずに。
   • 名前や電話番号を伝えるなど、特定の数字や文字を相手に伝える必要がある場合は、表音文字に慣れておくとよいでしょう。そうすることで、"B "と "V "のように似た音の文字があっても、"Victory "の "V "のように、混乱を避けることができます。
3. 電話の相手にはプロフェッショナルな挨拶をする。特に個人的な面識がない場合は、ファーストネームではなく、相手の肩書き（「ジョーンズさん」）を使いましょう。必ず相手の名前を覚えておき、会話中はその名前で呼びかけましょう。

   • 相手の名前を聞いた後にメモしておくと、思い出しやすくなります。
4. 必要であれば、相手を転送する。仕事中に電話をかけてくる人は、おそらく解決すべき具体的な問題や課題を抱えているはずです。質問や心配事にどう答えていいかわからない場合は、無理に答えようとしないでください。その代わりに、手助けできる人に転送することを申し出る。これはまた、あなたが電話をかけてきた人の問題を解決することに興味があり、喜んで手助けしようとしていることを示すことにもなる。

   • 多くのオフィスの電話システムには、電話を転送する方法があります。あなたのオフィスがそうであるかどうか、またそれがどのように機能するかを確認してください。そうでない場合は、適切な担当者の番号を聞き、その情報を電話の相手に伝えます。
   • その際、できるだけ礼儀正しく、転送を申し出ること。恐れ入りますが、お答えできません。ブライアンにお繋ぎしましょうか？" と言ってください。相手が同意したことを確認してから、電話を切り替えます。
   • もし他の人が電話に出られない場合は、.ただ、その伝言を伝えることを忘れないでください。
5. プロフェッショナルに電話を終える。ありがとうございました」または「さようなら」という明確で丁寧な言葉で、相手に会話が終わったことを伝え、電話を切ってもらう。会話を続けるべきかどうかで迷うことはないはずです。

   • 相手に電話を切らせましょう。電話をかけてきたのは相手なのですから、相手が最初に電話をかけたときに必要だったことは、何でも終わらせてあげたいものです。相手の準備が整っていないのに電話を切ると、失礼な印象を与えたり、重要な情報を聞き逃したりする可能性があります。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された " Professionalally and Curtously Answering the Phone at Work " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。