電話での挨拶の仕方

電話での挨拶の仕方を知ることは、会話をスムーズに進めるための第一歩です。電話を取るときに丁寧な挨拶をすることで、たとえあなたが誰かに電話を渡すだけの役割であったとしても、電話全体がスムーズに進みます。仕事中ならフォーマルな自己紹介を、友人と話すときはカジュアルな挨拶を心がけることで、良いスタートを切ることができます。

知っておくべきこと

• プロフェッショナルな雰囲気で電話応対をするときは、「おはようございます／こんにちは／こんばんは」から始めて、雰囲気を作りましょう。
• カスタマーサービスを担当している場合は、電話をかけてきた相手にどのようなお手伝いができるかを尋ねます。
• 個人的な電話の場合は、シンプルでフレンドリーな "Hello? "で電話に出ることができます。

方法1

個人的な電話

1. 誰からの電話かわからない場合は、""で電話に出ましょう。知らない番号からの電話は、友人、近所の人、家族、知人など、さまざまな人からの可能性があります。中立的な立場を保つために、誰からの電話かわからない場合は、「もしもし」と簡単に電話に出ましょう。こうすることで、電話をかけてきた人は、自分が誰なのかをすぐに確認することができます。

   • 電話に出るときは、明るくニュートラルな口調を心がけましょう。
2. 知っている相手であれば、名前で挨拶しましょう。あなたの携帯電話に発信者番号通知があれば、誰がかけてきたか、出る前にわかるかもしれません。相手が友人や知人であれば、「お元気ですか？相手から連絡があったことに喜びを表現することもできる。

   • やあ、リヴァイ、元気かい？"と言ってみてください。

   ヒント発信者番号通知で誰の電話かわかりますが、他の誰かがその人の電話を使っている可能性もあります。
3. 家族や親しい友人にはくだけた言葉を使いましょう。知っている人に挨拶するときは、もっとカジュアルに。相手に意味が通じるのであれば、俗語や言葉を使いましょう。ただし、祖父母のような年配の人と話す場合は、相手はあなたが使う俗語をすべて把握しているとは限りません。

   • その場合は、"Hey, what's up?" や "What's happening?" と言ってください。
4. 誰かに電話をかけるときは名前を名乗る。電話をかけるとき、相手はあなたが誰なのか知らないかもしれません。相手が "もしもし？"と答えたら、たとえ親しい友人や家族であっても、必ず自分が誰なのかを名乗ることから始めましょう。相手は発信者番号通知をしていないかもしれないし、あなたの電話番号を保存していないかもしれない。

   • ヘイ、マイク、ルビーよ」と言ってみてください。

方法2

プロからの電話

1. おはよう／こんにちは／こんばんは "から始める。仕事をしている時間帯にもよりますが、その時間帯を反映した挨拶から電話を始めましょう。これは、プロフェッショナルでありながら、より個人的な挨拶の方法です。電話をかけてきた人は、あなたの「ごきげんよう」に感謝するでしょう。

   • プロフェッショナルな場面では、「Hi」のようなカジュアルな言葉ではなく、「Hello」のようなフォーマルな言葉を使いましょう。
   • また、電話をくれた相手にお礼を言うことで、相手のビジネスに感謝していることを示すことができます。
2. 必要であれば、自己紹介と会社名を述べましょう。仕事中に電話がかかってきたら、自分が誰なのかを相手に伝えることが大切です。最初に電話に出たときに、自分の名前とどんな仕事をしているのか、ある程度の背景を伝えましょう。そうすることで会話が弾み、電話をかけてきた相手から質問攻めにあうのを避けることができます。

   • "おはようございます、Quickie's Print Shopのジェイコブです "と言ってみてください。
3. もしあなたがカスタマーサービス担当者であれば、どのように誰かを助けることができるかを尋ねましょう。あなたの仕事が顧客や取引先をサポートすることであるなら、挨拶に「どのようにお手伝いできますか」という質問を付け加えましょう。そうすることで、適切な場所にたどり着いたことを知らせることができます。また、世間話を避け、電話の本題に入ることができます。

   こう言ってみましょう。
   「こんにちは！ヘッドリー・アンド・サンズ法律事務所にお電話いただきありがとうございます。ピートですが、ご用件は何でしょうか」「こんにちは、マーガレット・マーケティングにお電話いただきありがとうございます。サムです。本日はどのようなご用件でしょうか？
4. 電話の相手の要求に注意深く耳を傾ける。この短い時間の間に、電話の相手があなたと話したがっているのか、それとも伝言を受けたり、他の人に電話を渡す必要があるのかがわかるようになる。この事実を確認する瞬間は、礼儀を守り、話を遮らないこと。相手が自分の名前を名乗らなかったり、はっきりしない場合は、必ずこの時点で説明を求めましょう。

   • "How may I direct your call? "や "How can I help you? "などと言って、相手に情報を求めることができます。
5. 保留にする必要がある場合は、丁寧に伝えましょう。あなたが口を挟む前に、自分の問題を話し始める人もいます。丁寧な態度で、相手の要望は聞いたが、その問題に対処する役割の担当者につなぐ必要があることを伝えましょう。待ってもらう必要がある場合は、電話が適切な担当者につながっていることを伝えましょう。

   • 次のように言ってください："お電話をお繋ぎする間、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか？"

方法3

電話応対のマナーを守る

1. 電話を受ける前に、飲み物を飲んだり、食べ物やガムを噛んだりするのはやめましょう。これらの音は電話の向こうの相手に伝わり、迷惑に聞こえることがあります。その他にも、鼓腸、げっぷ、歯茎をぶつける音、あくび、ブツブツとつぶやく音、口で破裂音を出す音なども、電話に出る時や電話で話す時には避けるべきです。くしゃみや咳をせざるを得ない場合は、その場を離れ、素早く電話の受話口をふさぎましょう。

   • レストランや食事の最中であれば、口に食べ物が入らずに話ができるようになるまで、電話を外で取るか、留守電にすることを考えましょう。
2. 電話には速やかに出る。鳴りっぱなしの電話は、なぜあなたが電話に出るのが遅いのかと思われる時間を与えてしまいます。結局電話に出ることになったとき、相手は少し焦ってしまい、イライラしてしまう可能性があります。これは仕事やビジネスの場面では特に重要だが、家庭の面でも問題になることがある。

   • 目安としては、電話を3回以上鳴らさないことです。
3. 誰かに電話をかけるときは、自分の名前と話したい相手を名乗りましょう。仕事の場では、ほとんどの人が忙しくしているため、電話の用件を端的に伝えることがとても重要です。誰かが電話に出たら、すぐに名前を名乗り、話したい相手を尋ねましょう。

   • こんにちは、ハンナです。ザッカライアと話したいのですが。
4. 最後にあいさつをして電話を終える。たとえ電話がもっとうまくいったとしても、電話をかけてきた相手の無事を祈り、ポジティブな気分で電話を終えるようにしましょう。一日を楽しんでください」と伝えたり、電話をくれたことに感謝したりしましょう。これは、特にプロフェッショナルな場では重要なことです。なぜなら、あなたのあいさつは、顧客がどれだけ良い経験をしたかを反映する可能性があるからです。

   • あなたと話せてよかったです、ジェーン」、「ウィキハウにお電話いただきありがとうございます。
5. 必要であれば、わかりやすく明確な留守番電話の挨拶を残しましょう。留守番電話やボイスメールは、直接電話に出て応答するのと同様に、挨拶の一種です。簡潔でわかりやすく、親しみやすいメッセージを残し、できるだけ早く折り返すことを約束した上で、電話をかけてきた相手にメッセージを残すように促しましょう。

   • 例えば、「マーケティング部のグウィン・フレイベルです。ただいま席を外しておりますので、メッセージを残してください。

   ヒントプロフェッショナルなボイスメールには、名前を入れた短い挨拶を残すのがベストです。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている " How to Greetions on the Phone " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。