電話での話し方

電話で話すのは、直接会って話すのとはだいぶ違う。簡単にできるようになる人もいれば、後天的に身につく人もいる。相手の声は聞こえるが、身振り手振りは見えないという気まずさから、電話で話すことに不安を感じる人もいる。電話で話すのがもっと上手になりたいなら、次の電話の準備に役立つことがあります。

知っておくべきこと

• 個人的な電話であれ、仕事上の電話であれ、事前に話したいことをリストアップしておくと便利です。
• 個人的な電話で何を話せばいいのかわからない場合は、時事問題、人気の映画、お互いの人生で起きている出来事などを試してみてください。
• 難しい電話の前に、話す内容をリハーサルしておくか、信頼できる友人や家族に電話をかけて練習しておきましょう。

方法1

個人的でカジュアルな電話

1. 誰かに電話をかける前に、会話のトピックをいくつか考えておきましょう。書き出しても構いません。文章を全部書くのはやめましょう！特に友人や家族に話したいことがない場合は、以下のような方法があります：

   • 新聞を読んだり、ニュースを見たりして、世界で何が起こっているかを知る。そうすれば、時事問題について話すことができます。
   • 二人で見た映画や番組で、好きなもの、嫌いなもの、それについて二人がどう思うかを話す。
   • 最近、あるいは昔、あなたに起こった面白い出来事や興味深い出来事を話してください。
   • 今、あるいは最近、相手の人生で起こっている注目すべき出来事について聞いてみる。
2. この電話の長さを決める。気軽な電話は長さが大きく変わることがあり、誰と話すかがその大きな要因になります。しばらく話していない相手や、あまり会う機会のない相手なら、おそらく長めの会話が必要になるだろう。毎週会っている友人であれば、会話のキャッチボールをすることはあまりないだろうから、電話はそれほど長くする必要はないだろう。

   • 事前に通話時間をだいたい把握しておくことのメリットは、会話の話題を適切に準備することで、通話を短く終わらせすぎたり、長引かせすぎたりすることを避けられることです。
3. 話しすぎないこと。話すことがあまりない場合は、相手にほとんどを話させ、会話を続けるだけにしておきましょう。相手が話しているときは口を挟まず、その人の話を聞きましょう。電話での会話を成功させるための大きなポイントは、単に上手に話すことです。

   • また、特に会話が沈黙に陥ったときに、いくつか質問を用意しておくとよいでしょう。考えられる質問には次のようなものがある：
     • 今日はどうでしたか？
     • 仕事はどうだった？
     • 週末はどうでしたか？
     • 最近、何かプロジェクトに取り組んでいますか？
     • 最近観た映画は？
4. いつ、どのように電話を終えるかを知っておきましょう。楽しいおしゃべりを長引かせたくない。ゴールは、相手が "なんて楽しいおしゃべりだったんだろう、またいつか電話しよう "と思って電話を切ることです。

   • 電話を切るタイミングは、会話の間が長くなってきたり、面白い話題がなくなってきたりすることで感じられることが多い。相手の性格や、会う頻度や話す頻度も、会話がどれくらい続くかの大きな要因になります。
   • 会話が自然な形で終わりを迎えそうな気配を感じたら、直接会って話しているときと同じように、潔く通話を切り上げましょう。通話終了の構成は、次のようにします：チャットについての肯定的な声明、オプションで次にすることを追加し、次にまた話したいことを伝え、最後にさよならを言います。例えば「あなたと話せてよかった。夕食の準備に行かなければなりませんが、また近いうちに話しましょう。さようなら"もちろん、それぞれの発言の間には、まず相手に返事をさせる。

方法2

フォーマル＆プロフェッショナルな電話

1. 何のための電話なのかを念頭に置きましょう。フォーマルな電話とは、歯医者の予約のセッティングから、仕事のクライアントや顧客への電話まで、どんなものでもよい。どのような目的で電話をかけるかによって、どのような準備をするか決まります。ほとんどのフォーマル・コールは以下のカテゴリーに分類されます。

   • 顧客との電話：フロントデスクの受付や営業チームのメンバーなど、現在の顧客や見込み客、取引先から何度も電話をかけたり受けたりしなければならない仕事は数多くあります。
   • アポイントメントコール：歯医者やオイル交換など、アポイントメントを取るために電話をかけることもあります。
   • 仕事の電話：病欠の連絡から、最近の仕事の進展について上司に話すための電話まで、何でも含まれる。
2. この電話で言うべきこと、話すべきことをすべて計画しましょう。電話の目的が決まったら、話すべきことを計画する必要があります。電話中に必ず話す必要のある重要なトピックや質問があるので、前もって準備しておくとよいでしょう。
3. 発言は短くシンプルに。特に相手が顧客や職場の上層部である場合は、相手に会話をリードしてもらうのが最善であることが多い。電話は対話であり、自分が言いたいことを伝えるだけではないことを忘れずに。相手があなたの発言や質問に答える時間を設け、次の話題に飛びつくのではなく、相手の返答をフォローする。
4. 礼儀正しく、少なくとも準礼儀正しくありましょう。フォーマルな電話では、カジュアルな電話とは異なるトーンで話しましょう。友人の家と会議では話し方が違うのと同じです。以下は、フォーマルな電話の基本的なコツです：

   • スラングやくだけた話し方は使わない。
   • 挨拶をするときは、相手の適切な肩書きを使う。
   • 顧客を保留にする必要がある場合は、まず相手の許可を得る。
   • 聞き取りやすいように、はっきりと、ゆっくりと話す。
   • 相手が言ったことを聞き逃した場合は、"what? "とは言わない。"すみません、聞き取れませんでした"、または "pardon? "と言いましょう。

方法3

電話の不安を減らす

1. 自分のボディランゲージに注意を払う。相手のボディランゲージが見えないからといって、自分のボディランゲージが重要でないわけではない。話しながら歩いたり、空いた手でジェスチャーをしたりするのも効果的です。微笑みながら話すと、親しみやすくオープンな印象を与えることができます。

   • また、電話で話しながら鏡を見るのが役に立つという人もいます。
2. リラックスする。電話をかける前、あるいは電話に出る前に、目を閉じて深呼吸を数回する。リラックスするためのちょっとした習慣があれば、それを電話の前や最中に使ってみましょう。
3. 練習する。何事も練習あるのみ。緊張せずに電話で話せるようになりたければ、電話を多用する仕事に就くことだ。時間が経てば、不安や恐怖を誘うものから、何も考えずにできるようになります。友人や家族に電話をかけて話す練習もできる。長く続ける心配がないように、会話は短めに計画しましょう。
4. 定型文を使う。仕事で定期的に電話をかけなければならず、電話への不安を克服できないことがある場合は、いくつかのセリフを用意しておくと便利です。松葉杖のように定型文に頼るのは避けた方が良いが、使い始めのうちは役に立つだろう。何を話せばいいのかわからないときに頼りになる。

   • 顧客に電話をかける場合、これらのセリフは "I hope you've enjoyed doing business with us"（私たちとの取引を楽しんでいただけたなら幸いです）や "Thank you for calling *blank*, how can I help you?"（*blank*にお電話いただきありがとうございます、ご用件は何でしょうか）のようなものになる。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている " How to Talk on the Phone " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。