ワードからエクセルへの変換

WordからExcelにデータのリストや表を移動する必要がある場合、個々の情報をコピーしてスプレッドシートのセルに貼り付ける必要はありません。最初にWord文書を適切にフォーマットしておけば、数回クリックするだけで、文書全体をExcelに簡単にインポートできます。

方法1

リストを変換する

1. 文書がどのように変換されるかを理解します。文書をExcelにインポートすると、特定の文字がExcelスプレッドシートの各セルに入るデータを決定するために使用されます。インポートする前にいくつかの書式設定ステップを実行することで、最終的なスプレッドシートの表示方法を制御し、手動で行う書式設定の量を最小限に抑えることができます。これは、Word文書からExcelに大きなリストをインポートする場合に特に便利です。

   • この方法は、複数の項目からなるリストがあり、それぞれが同じ書式になっている場合（住所、電話番号、メールアドレスなどのリスト）に最適です。
2. 文書に書式エラーがないかスキャンします。変換プロセスを開始する前に、各項目が同じようにフォーマットされていることを確認します。これは、句読点の誤りを修正したり、他の項目と一致しない項目を再編成したりすることを意味します。こうすることで、データが正しく転送されるようになります。
3. Word文書の書式設定文字を表示する。通常は非表示になっている書式設定文字を表示することで、エントリーを分割する最適な方法を判断しやすくなります。ホーム」タブの「段落マークの表示／非表示」ボタンをクリックするか、Ctrl+⇧ Shift+*を押すことで表示できます。

   • ほとんどのリストでは、各行の末尾に段落マークが1つずつあるか、行末に1つ、項目間の空白行に1つあります。このマークは、エクセルがセルを区別するために使用する文字を挿入するために使用します。
4. 各項目間の段落記号を置き換えて、余分なスペースを取り除きます。エクセルは、行を決定するために項目間のスペースを使用しますが、書式設定プロセスを助けるために、今はそれを取り除く必要があります。ご心配なく、少しずつ元に戻していきます。これは、エントリーの最後に段落マークを1つ、エントリーとエントリーの間のスペースに段落マークを1つ入れる（2つ並べる）場合に最適です。

   • Ctrl+Hキーを押して「検索と置換」ウィンドウを開きます。
   • 検索フィールドに ^p^p と入力します。これは段落記号を2つ並べるためのコードです。各項目が1行で、その間に空白行がない場合は、代わりに ^p を1つ使う。
   • 置換フィールドに区切り文字を入力する。その文字が、ドキュメント内のどこにも出現しない文字（~など）であることを確認してください。
   • すべて置換]をクリックする。エントリが勝手に組み合わされることがありますが、区切り文字が適切な場所（各エントリの間）にある限り、今は気にする必要はありません。
5. 各エントリーを別々のフィールドに分ける。各エントリーが後続の行に表示されるように分離されたので、各フィールドに表示されるデータを定義します。たとえば、各エントリーが1行目に名前、2行目に住所、3行目に都道府県と郵便番号の場合、次のようにします。

   • Ctrl+Hを押して、「検索と置換」ウィンドウを開く。
   • 検索フィールドの ^p マークを一つ削除する。
   • 置換フィールドの文字をコンマ , に変更する。
   • すべて置換］をクリックする。これで残りの段落記号がカンマ区切りに置き換えられ、各行がフィールドに区切られる。
6. 区切り文字を置換して書式設定を終了する。上記の2つの検索と置換のステップを実行すると、リストはもうリストのようには見えなくなります。すべてが同じ行になり、すべてのデータの間にカンマが入ります。この最後の検索と置換のステップでは、フィールドを定義するカンマはそのままに、データをリストに戻します。

   • Ctrl+Hを押して、検索と置換ウィンドウを開く。
   • 検索」フィールドに「~」（または最初に選んだ文字）を入力する。
   • 置換フィールドに ^p と入力する。
   • すべて置換をクリックする。これで、カンマで区切られた個々のグループにエントリーが分割されます。
7. ファイルをプレーンテキストファイルとして保存する。書式設定が完了したら、ドキュメントをテキストファイルとして保存します。こうすることで、エクセルがデータを読み込んで解析し、正しいフィールドに入力できるようになります。

   • ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
   • Save as type "ドロップダウンメニューをクリックし、"Plain Text "を選択します。
   • お好みのファイル名を付けて「保存」をクリックします。
   • ファイル変換」ウィンドウが表示されたら、「OK」をクリックする。
8. ファイルをエクセルで開く。プレーンテキストで保存したファイルは、エクセルで開くことができます。

   • ファイル」タブをクリックし、「開く」を選択します。
   • すべてのExcelファイル」ドロップダウンメニューをクリックし、「テキストファイル」を選択します。
   • テキストインポートウィザードウィンドウで「次へ」をクリックします。
   • 区切り文字リストで「カンマ」を選択する。入力項目がどのように区切られるかは、下部のプレビューで確認できます。次へ」をクリックする。
   • 各列のデータ形式を選択し、「完了」をクリックします。

方法2

表を変換する

1. データをWordで表にします。Wordにデータのリストがある場合、Wordで表形式に変換し、その表をExcelにすばやくコピーすることができます。データがすでに表形式になっている場合は、次のステップに進んでください。

   • 表に変換したいテキストをすべて選択します。
   • 挿入」タブをクリックし、「表」ボタンをクリックします。
   • テキストを表に変換」を選択します。
   • 列数」フィールドに1レコードあたりの行数を入力します。各レコードの間に空白行がある場合は、合計に1行追加します。
   • OKをクリックする。
2. 表の書式を確認します。Wordはあなたの設定に基づいて表を作成します。ダブルチェックして、すべてがあるべき位置にあることを確認します。
3. 表の左上に表示される小さな「+」ボタンをクリックします。これは、表の上にマウスを置いたときに表示されます。これをクリックすると、表のデータがすべて選択される。
4. .Ctrl+Cを押すと、データがコピーされます。ホーム」タブの「コピー」ボタンをクリックすることもできる。
5. エクセルを開く。データがコピーされたら、エクセルを開きます。既存のスプレッドシートにデータを入れたい場合は、それをロードする。表の左上のセルを表示させたいセルにカーソルを置く。
6. .Ctrl+Vを押してデータを貼り付ける。ワードの表の個々のセルが、エクセルのスプレッドシートの別々のセルに配置される。
7. 残りの列を分割する。インポートするデータの種類によっては、追加の書式設定が必要な場合があります。たとえば、住所をインポートする場合、市区町村、州の略称、郵便番号がすべて同じセルに入っていることがあります。Excelでこれらを自動的に分割することができます。

   • 分割したい列の見出しをクリックして、列全体を選択します。
   • データ」タブを選択し、「テキストを列に」ボタンをクリックする。
   • 次へ >」をクリックし、「区切り記号」フィールドで「カンマ」を選択します。上記の例の場合、これで市区町村と州の略称および郵便番号が区切られます。
   • Finishをクリックして変更を保存します。
   • まだ分割する必要がある列を選択し、区切り文字として「カンマ」の代わりに「スペース」を選択して、このプロセスを繰り返します。これで郵便番号と州の略称が分離されます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Convert Word to Excel 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。