Microsoft Wordでメールマージする方法

このWikiHowでは、Microsoft Wordの「差し込み印刷」機能の使い方について説明します。メールマージ機能を使うと、連絡先情報のスプレッドシートを使って、文書の各コピーに異なる住所や名前などの情報を自動的に割り当てることができます。これは、ニュースレターや明細書をパーソナライズする際に便利で、各書類の先頭に各人の名前や住所を手書きする必要がなくなります。

知っておくべきこと

• 連絡先シートをマイクロソフト・エクセルで作成する。A1 "列から右にヘッダーを追加します。ファイルを保存し、保存場所を覚えておきます。
• Wordを開き、「空白文書」>「メール送信」>「受信者の選択」>「既存のリストを使用...」と進みます。エクセルのシートを選択します。
• 連絡先情報を挿入したい場所に移動し、「マージフィールドの挿入」をクリックします。Excel文書から必要なヘッダーを選択します。完了＆マージ］をクリックします。

パート1

連絡先シートの作成

1. Microsoft Excelを開きます。Microsoft Excelのアプリアイコンは、深緑色の背景に白い「X」のような形をしています。エクセルの「新規作成」ページが開きます。

   • すでにエクセルにコンタクトシートがある場合は、その代わりにスキップしてください。
2. 空白のワークブック」をクリックします。新規作成」ページの左上にあります。新規の白紙のエクセル文書が開きます。
3. 連絡先のヘッダーを追加します。セルA1から右に向かって、以下のヘッダーを入力します：

   • FirstName - 連絡先の姓をこの列（セルA1）に入力します。
   • LastName - 連絡先の姓をこの列（セルB1）に入力します。
   • Tel - 連絡先の電話番号はこの列（セルC1）に入ります。
   • StreetAddress - 連絡先の住所はこの列（セルD1）に入ります。
   • City - 連絡先の居住都市はこの列（セルE1）に入ります。
   • State - 連絡先の居住州はこの列（セルF1）に入ります。
   • 郵便番号 - 連絡先の郵便番号はこの列（セルG1）に入ります。
   • Eメール - 連絡先のEメールアドレスはこの列（セルH1）に入ります。
4. 連絡先の情報を入力します。A列のセル2から、メールマージを作成したい各連絡先の情報を入力します。

   • 先に進む前に、この情報が正確であることを確認してください。
5. 文書を保存します。保存するには

   • Windows - [ファイル]をクリックし、[名前を付けて保存]をクリックし、[このPC]をダブルクリックし、ウィンドウの左側にある保存場所をクリックし、[ファイル名]テキストボックスに文書名を入力し、[保存]をクリックします。
   • Mac - [ファイル]をクリックし、[名前を付けて保存...]をクリックし、[名前を付けて保存]フィールドにドキュメントの名前を入力し、[保存先]ボックスをクリックして保存先を選択し、フォルダをクリックして[保存]をクリックします。
   • 選択した保存場所を覚えておいてください。後でエクセルのスプレッドシートを見つける必要があります。
6. エクセルを閉じます。エクセルの右上隅にある×印（Windows）または左上隅にある赤い丸印（Mac）をクリックします。これで、Microsoft Wordでのメールマージの作成に進むことができます。

パート2

Wordに連絡先をインポートする

1. Microsoft Wordを開きます。Wordアプリのアイコンは、紺色の背景に白い「W」のような形をしています。Excelと同様に、「新規作成」ページが開きます。

   • エクセルの連絡先をインポートしたい既存のワード文書がある場合は、代わりにそれをダブルクリックして開き、次のステップをスキップします。
2. 空白文書」をクリックします。ページの左上にある白いボックスです。空白のMicrosoft Word文書が開きます。
3. Mailings タブをクリックします。このタブはMicrosoft Wordウィンドウの一番上にあります。タブの列のすぐ下にツールバーが表示されます。
4. 受信者の選択」をクリックします。これは、メール送信ツールバーの「メールマージの開始」セクションにあります。そうするとドロップダウンメニューが表示されます。
5. 既存のリストを使用...をクリックします。ドロップダウンメニューの中にこのオプションがあります。新しいウィンドウが開きます。

   • 代わりにOutlookの連絡先を使用したい場合は、ドロップダウンメニューから「Outlookの連絡先から選択」オプションを選択できます。
   • また、「新しいリストを入力」オプションを選択すれば、一時的な連絡先リストをWordに入力することもできます。これは、ほんの一握りの連絡先情報を作成する必要がある場合に便利です。
6. Microsoft Excelの連絡先シートを選択します。ウィンドウの左側で、Excelシートを保存したフォルダをクリックし、Excelシートをクリックして選択します。
7. 開く」をクリックします。ウィンドウの右下にあります。
8. 確定します。ポップアップウィンドウのExcelシート名をクリックし、ウィンドウ下部のOKをクリックします。エクセルシートが連絡先を読み込む場所として選択されます。

   • このウィンドウの下部にある「データの最初の行に列ヘッダーを含める」チェックボックスがチェックされていることを確認してください。

パート3

メールマージの使用

1. 連絡先を挿入したい場所に移動します。連絡先情報を挿入したい場所（文書の上部など）を見つけ、そこをクリックしてカーソルを置きます。
2. マージフィールドの挿入］をクリックします。これは、メーリングタブの「フィールドの書き込みと挿入」セクションのオプションです。ドロップダウンメニューが表示されます。

   • これを実行する前に、もう一度メーリング・タブをクリックする必要があるかもしれません。
3. 情報のタイプを選択します。ドロップダウンメニューで、エクセル文書のヘッダーの名前をクリックして挿入します。

   • 例えば、連絡先のファーストネームのタグを挿入したい場合は、ドロップダウンメニューでFirstNameをクリックします。
4. 必要に応じてその他の情報を追加します。これには、連絡先の住所、姓、電話番号などが含まれます。
5. 完了＆マージ]をクリックします。メール送信]タブのツールバーの右端にあります。ドロップダウンメニューが表示されます。
6. マージオプションを選択します。以下のいずれかをクリックします：

   • 個々の文書を編集する - 各受信者の文書を開き、さらに文書をパーソナライズできます。
   • 文書を印刷...- コンタクトシートに記載されている各受信者の文書を印刷できます。
   • Eメールメッセージを送信...- ドキュメントをEメールとして送信できます。連絡先のメールアドレスが送信先として選択されます。
7. 画面の指示に従ってください。選択したオプションに応じて、確認するフォームが追加されます（例えば、Eメールを選択した場合、件名を入力し、[OK]をクリックします）。これでメールマージは完了です。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Mail Merge in Microsoft Word」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。