エクセルをアクセスにインポートする方法

Accessはリレーショナル・データベース・マネージャーであり、1つまたは複数のExcelデータベースをシステムにインポートすることができる。1つのアクセス・ファイルに複数のエクセル・スプレッドシートを含めることができるため、大量の情報を集計・分析するのにも最適です。しかしまず、エクセルのスプレッドシートをアクセスにインポートする必要がある。これにはいくつかの重要な手順が必要なだけだ。

知っておくべきこと

• スプレッドシートをAccessにインポートする前に、最初の行の列見出しを明確にして、フィールド名に簡単に変換できるようにします。
• 複数ページのワークブックをスキャンして、すべてのシートで各データが同じように処理されていることを確認します。
• Accessのインポートウィザードを使用すると、Accessが理解できる方法でデータを簡単にインポートできます。

パート1

ExcelをAccessにインポートする準備

1. コンピュータで両方のプログラムを開きます。とAccessの両方を含むMicrosoft Officeパッケージを購入し、ダウンロードする必要があります。 Microsoftのサイトからオンラインで行うことができます。

   • プログラムをダウンロードしたら、Windowsの "スタート "をクリックし、"すべてのプログラム "を選択します。
   • Microsoft Office」をクリックし、ドロップダウンメニューから「Access」（または「Excel」）を選択する。誰かが送ってくれたり、他の場所からダウンロードしたエクセルのスプレッドシートがすでにあるかもしれません。コンピュータにOfficeが入っていれば、それを開くことができます。
2. Accessにインポートする前に、Excelスプレッドシートをクリーンアップしてください。ExcelスプレッドシートをAccessにインポートする前に、いくつかの簡単なステップを踏むと楽になります。重要なのは、インポートしたスプレッドシート間でデータの一貫性が保たれていることです。

   • エクセルのスプレッドシートの最初の行に、列のヘッダー（またはフィールド名）が含まれていることを確認し、それが非常に明確でわかりやすいものであることを確認することをお勧めします。 たとえば、人々の姓を含む列の場合、列のヘッダー/フィールド名を "last name" と呼ぶとよいでしょう。エクセルシートのカラムヘッダと別のシートのカラムヘッダを照合するのが簡単になるからです。
   • Accessでは、2つまたは複数のスプレッドシート間で共通のフィールドをリンクすることができます。例えば、給与情報を含むエクセル・シートがあるとします。姓名、住所、給与が含まれています。仮に、Accessのこのシートを、選挙資金の寄付に関する情報を含む2つ目のExcelシートにマッチさせたいとします。この2番目のシートには、人々の名前、住所、寄付が含まれています。Accessでできることは、異なる列のヘッダー同士をマッチさせることです。例えば、名前のヘッダーをリンクして、同じ名前の人が両方のデータベースに表示されることを確認することができます。
   • エクセル・シートをスキャンして、それぞれのタイプのデータが同じように扱われていることを確認し、アクセスにインポートする前にきれいにしておく。 アクセスが "リレーショナル "と呼ぶものでなければならない。例えば、給与計算用の仮想スプレッドシートに姓、名、ミドルイニシャルが1つの列に含まれていたのに、2番目のスプレッドシートに姓と名だけが別々の列に含まれていた場合、Accessはこれを一致しないものとして登録する。列のヘッダー/フィールドが一致している必要がある。
3. Excelで列内の情報を分割する。この問題に対処するために、Excelで列内の情報を分割し、Accessで「一致しない」と誤って登録されないようにすることができます。

   • 例として、姓を独自の列に、ミドルイニシャルを独自の列に、そして姓を独自の列に分割することができます。2つ目のスプレッドシートですでに同じように分割されていれば、例えばAccessで姓と名をリンクしたときに、名前が同じであればマッチが生成されるはずである。
   • エクセルで列を分割するには、分割したい情報のある列をハイライトする。エクセル・プログラムのツールバーで「データ」をクリックする。テキストから列へ」をクリックする。一般的には "区切り "を選択する。次へ」をクリックする。
4. ウィザードを使用して、結合された列を分割する。これで、1つの列にマージされた情報を複数の列に分割するプロセスを完了する準備ができました。

   • 列内のデータをどのように "区切る "かを選択します。これは、列内の各情報を何かで区切ることを意味します。最も一般的な選択肢は、スペース、コンマ、セミコロンなどである。多くの場合、情報はスペースで区切られます。次の例のように、"John A. Doe "という名前が1つの列に表示されるとします。姓のJohnとミドルイニシャルのAはスペースで区切られる。姓のDoeは、中間の頭文字Aからスペースで区切られています。そこで、区切りウィザードでスペースを選択します。
   • 次へをクリックする。完了をクリックする。プログラムはJohn、A.、Doeを3つの列に分割する。新しい列には、そこに含まれる情報の種類（姓、名など）を示す新しいヘッダー名を付けることができる。分割する前に、分割するデータの右側に空白の列をいくつか作っておくとよいでしょう。（すでに情報が入っている列ではなく）新しい空白の列にデータが押し込まれるからです。

パート2

ExcelをAccessにインポートする

1. コンピュータでAccessプログラムを開く。スタートメニューからMicrosoft Officeを選び、Microsoft Accessをクリックする。Excelシートをインポートするには、新しい空のAccessデータベースを開く必要があります。

   • 空白のデスクトップ・データベース」を選択して、アクセス・プログラム内に新しいデータベースを作成します。
   • 必要なら新しい名前をつける。"作成 "をクリックする。
2. ExcelスプレッドシートをAccessにインポートする。次のステップは、エクセル・スプレッドシート（または複数）をアクセス・データベースに取り込むことである。

   • アクセス・データベース・マネージャーでツールバーの "外部データ "をクリックする。Accessのバージョンによっては、ツールバーの "ファイル "をクリックし、"外部データを取得 "をクリックするとこの機能が表示されます。
   • ファイル名 "と表示されているところで、"参照 "をクリックする。これで、お使いのコンピュータにあるエクセル・シートを見つけることができます。
   • "ソース・データを現在のデータベースの新しいテーブルにインポートする "というボックスにチェックを入れたままにしておきます。デフォルトでチェックされています。
   • コンピュータ上でインポートしたいExcelスプレッドシートが見つかったら、そのスプレッドシートをクリックします。 "OK "をクリックする。これで、ExcelをAccessにインポートするためのウィザードが表示されます。

パート3

ウィザードを使用してインポートプロセスを完了する

1. Accessに表示されるウィザードの手順に従ってください。スプレッドシートのインポート処理を完了するには、ウィザードの手順を完了する必要があります。

   • インポートするExcelスプレッドシートのワークシートを選択します。Excelスプレッドシートは1枚だけなので、これは簡単な場合もあります。しかし、1つのExcelスプレッドシートの中に複数のページを作成することもあります。このような場合は、Accessウィザードにどのスプレッドシートを選択しているかを伝える必要があります。nextをクリックします。
   • 次のページには、Excelシートの最初の行に列見出しがあるかどうかを尋ねるボックスがあります。これは、各列のデータ（姓、住所、給与など）を識別するスプレッドシートの行を意味します。最初にエクセル・シートをクリーンアップして、最初の行に列見出しが明確に定義されていることを確認するとよいでしょう。そして、最初の行に列見出しがあることを確認します。これが最も簡単な方法です。次へ」をクリックします。
   • 最初の行に列見出しが含まれていない場合、次のページでAccessで「フィールド」と呼ばれるもの（これが列見出しです）の名前を変更するかどうかを尋ねられます。インポートする前に各フィールドにわかりやすい名前を付けていない場合（推奨）、ここで名前を変更できます。
2. インポート作業を終了する。インポート作業も残すところあと数ステップとなりました。ウィザードの次のページで、主キーを特定するかどうかを尋ねられます。

   • これを行う必要はありませんが、行うことはできます。主キーとは、コンピュータ・プログラムが情報の各行に一意の番号を割り当てることを意味します。これは後でデータを並べ替えるときに役立ちます。次へ」をクリックする。
   • ウィザードの最後の画面には、デフォルトの名前を入力するスペースがあります。インポートするExcelシートの名前を変更することができます（インポートが完了すると、ページの左側にあるAccessの「テーブル」になります）。
   • "インポート "をクリックする。"閉じる "をクリックする。画面の左側にテーブルが表示されます。これでAccess内にインポートされました。
   • 複数のデータ・セットをリンクしたい場合は、別の、あるいは複数のエクセル・スプレッドシートでこのプロセスを繰り返す。これで、Access内でシートのデータを照合する準備が整いました。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Import Excel Into Access 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。