LibreOfficeのスプレッドシートをダンプに変換する方法

このWikiHowでは、LibreOffice Writerのメールマージで使用する住所スプレッドシートをLibreOffice Calcで作成する方法を説明します。スプレッドシートを作成し、適切な形式で保存したら、文書内のフィールドにラベルを付ける前に、スプレッドシートを Writer に接続する必要があります。幸いなことに、LibreOffice Writer にはデータベース作成ツールが用意されているので、この作業はとても簡単です。

パート 1

スプレッドシートの作成

1. LibreOffice Calc を開きます。WindowsのスタートメニューかMacのアプリケーションフォルダにあります。Calcは、Microsoft ExcelやGoogle Sheetsによく似たスプレッドシートアプリです。
2. 列のヘッダーにラベルを付けます。名前、住所、州、郵便番号など、関連性のあるヘッダー・タイトルを使いたい。これらのラベルは、スプレッドシートの最初の行の別々のセルに入れます。

   • 例えば、Addressという1つの列の代わりに、StreetAddress、State、Zipとする。Nameという1列の代わりに、FirstNameとLastNameとすることもできる。
   • 実際のヘッダーカラムは、あなたのニーズに合わせてカスタマイズしてください。
3. カラムにマージするデータを入れる。各行には連絡先1件分のデータを入力してください。最初の行に最初の連絡先を入力したら、次の行に次の連絡先を入力します。

   • データはメールマージドキュメントによってフォーマットされるため、特別なフォーマットやスタイル（太字など）を使用する必要はありません。
4. ファイルをODFファイル形式で保存します。ODFファイル形式の末尾は.ODSファイル拡張子で、少し奇妙に見えるかもしれませんが、これは正しい拡張子です。スプレッドシートを保存するには

   • 左上の「ファイル」メニューをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
   • ファイルを保存するフォルダを参照します。この場所を覚えておく必要があります。
   • Save as type "または "Format "ドロップダウンメニューからODF Spreadsheet (*.ods)を選択します。
   • 保存をクリックします。この時点で、Calcアプリを閉じてください。

パート2

住所データを接続する

1. Libre Writerを開きます。WindowsのスタートメニューまたはMacのアプリケーションフォルダにあります。

   • まだ手紙や文書の下書きをする必要はありません。
2. 住所データソースウィザードを開きます。このツールを使うと、スプレッドシートから簡単にデータベースを作成できます。 これを行うには

   • 左上の［ファイル］メニューをクリックします。
   • メニューの［ウィザード］をクリックします。
   • 住所データソース」をクリックする。
3. その他の外部データソース」を選択し、「次へ」をクリックします。これが最後のオプションです。
4. 設定ボタンをクリックします。住所データソースの作成」ウィンドウが表示されます。
5. スプレッドシート」を選択し、「次へ」をクリックします。これでWriterにスプレッドシート形式で作業していることが伝わります。
6. 作成したスプレッドシートを選択し、「次へ」をクリックします。これを行うには、［参照］ボタンをクリックし、住所を含む スプレッドシート（拡張子が.ODSのファイル）に移動し、 スプレッドシートをダブルクリックして選択します。

   • 使用可能なスプレッドシートが選択されたことを確認するには、右下隅の［Test Connection］ボタンをクリックします。接続が正常に確立されたというメッセージが表示されるはずです。エラーが表示された場合は、間違ったファイルを選択したか、間違った形式で保存した可能性があります。
7. Finishボタンをクリックします。スプレッドシートの接続が完了したので、データのインポートを開始できます。
8. Nextをクリックして続行します。フィールドの割り当て」ボタンはクリックしないでください。
9. データベースファイル（.ODB）に名前を付けます。デフォルトのファイル名は「Addresses.odb」です。ファイル名の末尾に.ODBを付けることを忘れないでください。

   • このアドレス帳の定義を現在のドキュメントに埋め込む」ボックスにチェックが入っている場合は、チェックを外してください。
   • アドレス帳名」フィールドは、このアドレス帳が他の LibreOffice アプリケーションで表示される方法です。必要に応じて変更してください。
10. 完了」をクリックします。スプレッドシートが LibreOffice Writer に接続され、メールマージで使用できるようになりました。

    • このデータベースは、将来のフォームレターや文書でも使用できます。

パート 3

文書の作成

1. LibreOffice Writer で新しい文書を開きます。フォームレター、ラベルシート、または封筒のテンプレートを作成済みの場合は、今すぐそれを開きます。
2. データソースパネルを開きます。上部の [表示] メニューをクリックし、[データソース] を選択します。住所録スプレッドシートの値が、ドキュメント上部のパネルに表示されます。パネルが表示されたままなので、簡単に操作できます。
3. ドキュメントの書式を設定します。例えば、フォームレターを作成する場合、どのようにレターを構成するかを設定します。
4. データ列のヘッダーを対応する位置にドラッグします。データ列のヘッダーは、上部パネルの住所データの上にあるグレーのラベルです。例えば、「拝啓（名）」で始まる手紙を作成する場合、Dearと入力し、FirstName列ヘッダーを名前を入力する場所にドラッグし、カンマを入力します。

   • 列のヘッダーを好きな場所にドラッグすると、両側に三角括弧が表示されます（例：）。
5. ドキュメントを保存します。せっかくの作業が台無しにならないように、ファイルメニューをクリックし、名前を付けて保存を選択します。ファイルは拡張子.ODTで保存する必要がありますので、「Save as type」または「Format」メニューからODF Text Document (*.odt)を選択してください。
6. 文書を印刷します。この手順は、印刷するものによって異なります。

   • フォームレターを印刷する場合は、「ファイル」メニューをクリックし、「印刷」を選択します。フォームレターを印刷するかどうか尋ねられますので、「はい」を選択してください。住所リストにあるすべての人の手紙を印刷したくない場合は、Ctrlキー（PC）またはCommandキー（Mac）を押したまま、印刷したい人をクリックします。OK]をクリックし、必要に応じて印刷します。
   • ラベルを作成する場合は、「ファイル」→「新規」→「ラベル」と進み、データベース、テーブル、フィールドを選択します。一番下で、印刷するラベル用紙のタイプ（例：Avery A4）と、その他のラベル作成設定を選択し、保存をクリックする。オプション]タブで[内容を同期]、[新規ドキュメント]の順にクリックし、ラベルシートを作成します。その後、必要に応じて、[ファイル] > [印刷]を選択して、その文書を印刷することができます。

この記事は、CC BY-NC-SAで公開された「 How to Convert a LibreOffice Spreadsheet Into a Database for Mail Merge Documents 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAで利用可能です。