Microsoft Accessで重複を簡単に見つける方法

十分な安全策を講じずに複数の人がデータベースにデータを入力すると、重複記録が現れることがある。また、複数のデータベースをマージしても、重複が発生することがあります。Accessには、データベースの重複を検索するクエリツールがあります。重複を削除またはマージすることで、データベースを見やすく効果的にすることができます。

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何がデータを「重複」させるのかを知る。

1. 重複データとは、すべてのフィールドが同じという意味ではありません。例えば、データベースに2回入力された顧客は、2つの異なるIDを持ち、異なるスペルを持っている可能性があります。一方、名前が共通であれば、2つの異なる顧客である可能性があります。利用可能なデータを比較し、それぞれの結果を注意深くチェックして、何が重複していて、何が重複していないかを判断する必要があります。

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データベースをバックアップする。

1. 大きな変更を行う前に、新しいバックアップを作成することをお勧めします。こうすることで、誤って間違ったエントリーを削除してしまった場合でも、データベースを復元することができます。

   • ファイルメニューをクリックし、"名前を付けて保存 "または "保存して公開 "を選択します。
   • 高度なセクションの "データベースのバックアップ "をクリックします。画面の指示に従ってデータベースをバックアップします。

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変更しようとしていることを他のユーザーに知らせます。

1. データの競合を避けるため、データベースにデータを追加するユーザーがいないことを確認してください。これは必須ではありませんが、万が一うまくいかなかった場合に、後で頭痛の種を減らすことができます。

   • 可能であれば、データベースを排他モードに設定してください。これにより、他のユーザーによる変更を防ぐことができます。ファイルメニューをクリックし、"オプション "を選択し、"クライアント設定 "を選択します。Default open mode "セクションで "Exclusive "を選択します。データベースを使用する人が多くない場合は、通常、これを気にする必要はありません。

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クエリウィザードを開きます。

1. クエリツールは、重複コンテンツを含むエントリを見つけることができます。ウィザードの開始手順は、使用している Access のバージョンによって異なります：

   • 2013/2010 - 「作成」タブをクリックし、「クエリウィザード」をクリックします。
   • 2007 - 「挿入」または「作成」タブをクリックし、「クエリウィザード」を選択します。
   • 2003 - データベース・ウィンドウを開き、"クエリ "タブを選択します。新規 "ボタンをクリックする。

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Find Duplicates Query Wizard "オプションを選択します。

1. このクエリは、フィールドを比較し、重複するエントリーを見つける。

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検索するテーブルを選択します。

1. データベース内のすべてのテーブルがリストされます。重複をチェックしたいテーブルを選択します。

   • ほとんどの重複チェックでは、"Tables "ビューを選択したままにします。

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重複があると思われるフィールドを選択します。

1. 重複データについて比較したいフィールドをすべて選択します。判断を下すのに十分なフィールドを含めます。フィールドが文字と文字で一致する場合にのみ、重複が返されます。式を使用して部分一致を検索できます。

   • 一般的なフィールドの使用は避けてください。エントリを比較する際の混乱を避けるため、日付や場所のようなフィールドの使用は避けてください。
   • レコードを区別するのに十分なフィールドがなかったり、一般的すぎるフィールドを使用したりすると、多くの重複した結果が得られます。

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表示する追加フィールドを選択します。

1. 1つまたは2つの追加フィールドは、データが実際に重複しているかどうかを判断するのに役立ちます。例えば、Order IDフィールドは、同じ名前が2回あった場合、それが別々のエントリかどうかを判断するのに役立ちます。少なくとも1つのフィールドを含めると、この区別がつきやすくなり、偶発的なデータ損失を防ぐことができます。

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クエリを作成します。

1. クエリの名前を入力するプロンプトが表示されます。Finish "をクリックすると結果が表示されます。

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結果をよく確認してください。

1. 条件に基づく重複の可能性があれば、すべて表示されます。各結果を確認し、貴社に関する知識を使用して、エントリが重複しているかどうかを判断します。レコードを削除する前に、重複であることを絶対に確認してください。

   • 判断がつかない場合は、フィールドを追加してクエリを再作成します。

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重複レコードを削除します。

1. 左の列を右クリックし、「レコードの削除」を選択して重複レコードを削除します。複数のレコードを選択して一度に削除することもできます。

   • 重複レコードの一部から、残す予定のレコードにデータをマージすることもできます。
   • 重複結果リストに表示されるレコードをすべて削除しないように注意してください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Find Duplicates Easily in Microsoft Access」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。