究極のマイクロソフト・アクセス入門

Microsoft Accessは、誰でも簡単に情報データベースを作成、編集、管理できるデータベース管理プログラムである。Microsoft Office（現在はMicrosoft 365）の一部であるAccessは、小規模なプロジェクトから大規模なビジネスプロセスまで、あらゆる用途に適しており、非常に視覚的なプログラムである。そのため、複雑なテーブルやスプレッドシートを作成する必要がなく、データ入力に最適です。 このwikiHowの記事で、Microsoft Accessについて知っておくべきことをすべて学びましょう。

知っておくべきこと

• データベースを作成する際、テーブルにデータを追加します。各テーブルには列（フィールド）と行（レコード）があります。
• クエリを実行して、テーブルのデータをフィルタリング、変更、削除することができます。また、レポートを実行して、ニーズに合わせてデータを要約することもできます。
• フォームを作成して、簡単にデータを検索したり、新しいデータを追加したりできます。

パート1

データベースの作成

1. ファイル]タブをクリックし、[新規作成]を選択します。データベースは、あなたのすべてのデータをさまざまな形で格納するものです。ゼロから作成することも、さまざまなテンプレートから選択することもできます。
2. テンプレートを選択するか、ブランクデータベースを選択します。ブランクデータベースは標準的なAccessデータベースで、ローカルで使用するのに適しています。ブランクデータベースを作成すると、テーブルも1つ作成されます。テンプレートのいずれかをクリックすると、プレビューが表示され、その機能について詳しく知ることができます。

   • テンプレートは、タスク管理、学生データ、プロジェクト管理など、幅広い用途向けに設計されたデータベース構造です。
3. データベースに名前を付け、「作成」をクリックします。この時点でファイルの保存場所を変更することもできますが、Microsoft Access用に作成されたデフォルトのフォルダを使用することもできます。

   • 選択したテンプレート（該当する場合）によっては、データベース用のログインを作成するよう促 される場合があります。どのデータベースでも、作成時に安全なログインを追加できます。
4. Access ファイルについてAccessデータベースは、すべてのデータベース情報を保存するファイルです。データベース内では、さまざまな方法でデータを保存および操作できます。

   • テーブル：データをデータベースに保存する主な方法です。データは行と列で構成されます。データは行と列で構成されています。このため、他の表計算プログラムでは比較的簡単な処理となります。
   • フォーム：フォームを作成して使用し、テーブル内のデータを追加、表示、編集することができます。
   • レポート：データベースのデータを要約して表示します。レポートは、データを分析し、特定の質問に対する答えを返すためのものです。これらは通常、印刷したり他の人と共有したりするように設計されています。
   • クエリー：クエリーは、データの検索やフィルタリングに使用されます。クエリを使用して、複数のテーブルから特定のエントリを表示できます。また、クエリーを使用してデータを作成したり更新したりすることもできます。

パート 2

テーブルの作成

1. テーブルを作成します。データベースにデータを追加する場合、追跡するデータの種類ごとに1つのテーブルを作成します。 たとえば、あるテーブルには顧客の連絡先情報を、別のテーブルには販売商品をリストすることができます。空白のデータベースから始める場合、自動的に空白のテーブルが1つ作成されます。このテーブルに、手入力または他のソースからのコピー＆ペーストでデータを入力し始めることができます。

   • 新しいテーブルを作成するには、[Create] タブをクリックし、[Table] をクリックします。同じタブの [テーブル デザイン] をクリックして、デザイン ビューでテーブルを作成することもできます。
2. テーブルにフィールドを追加します。フィールドは、基本的に、名前、年齢、住所などの単一タイプのデータを含む列ヘッダーです。 各フィールドには、「短いテキスト」、「通貨」、「長い日付」などのデータタイプがあり、そのフィールドの値（言い換えれば、列の値）に適用されます。フィールドに名前を付けるには、そのフィールドをダブルクリックし、名前を入力します。

   • 選択したフィールドのデータ型を設定するには、上部にある「Table Fields」メニューをクリックして、「More Fields」を選択し、希望するデータ型をクリックします。
   • たとえば、顧客の電話番号用に「Phone」というフィールドを作成する場合、列のデータに適切な電話番号形式が適用されるように、データ型を「Phone」に設定します。
   • 最初の列であるIDフィールドは、Accessデータベースの各行（レコード）を一意に識別するキーを格納するために使用されます。 キーとIDフィールドの詳細については、 を参照してください。
3. フィールド値を追加します。フィールド値とは、フィールドに追加される個々のデータのことです。各「セル」は、フィールド（列）に関連する情報を含むフィールド値です。例えば、フィールドが "Phone "の場合、その列の各フィールド値は異なる電話番号になります。

   • 各行はレコードと呼ばれます。フィールドを追加して新しいレコードを生成すると、ID列にID番号が表示されます。そのID番号を使って、特定のレコードを参照することができます。

パート3

データのインポート

1. 外部データ］タブをクリックします。サポートされているファイルや場所からインポートする場合は、情報を取得してデータベースに追加するようにAccessを設定できます。これは、Webサーバーやその他の共有リソースからデータを取得する場合に便利です：
2. インポートするファイルの種類を選択します。インポートとリンク」セクションで、データタイプのオプションがいくつか表示されます。必要なタイプが表示されない場合は、「New Data Source (Microsoft 365)」または「More」をクリックして、その他のオプションを表示します。

   • ファイルから（Excel スプレッドシート、HTML、XML、およびテキスト）、データベースから（Access、SQL Server、Azure データベース、または dBASE ファイル）、オンライン サービスから（Dataverse、Sharepoint、または Data Services）、またはその他のソースから（ODBC データベースおよび Outlook フォルダ）をインポートできます。
   • ソースを選択すると、［外部データの取得］ウィザードが展開されます。
3. データの場所を選択します。参照］をクリックしてファイルを選択するか、インポートするデータを含む場所のアドレスを入力します。
4. データのインポート方法を選択し、OKをクリックします。

   • データをインポートするには、「ソース・データを現在のデータベースの新しいテーブルにインポートする」を選択します。すでに同じ名前とフィールドを持つテーブルがある場合を除き、選択したデータ用に新しいテーブルが作成されます。
   • または、[リンク テーブルを作成してデータ ソースにリンクする] を選択することもできます。このオプションでは、選択したデータ用に、元のデータ ソースとリンクされたままのテーブルが現在のデータベースに作成されます。

パート 4

テーブル・リレーションシップの設定

1. キーがどのように機能するかを理解してください。各テーブルには、エントリごとに一意の主キーが 1 つあります。デフォルトでは、Accessは各エントリごとに番号が増加するID列を作成します。これが主キーとして設定されます。テーブルは外部キーも持つことができ、これはデータベース内の他のテーブルとリンクしているフィールドです。リンクされたフィールドには同じデータが格納されます。

   • たとえば、Orders テーブルに Customer ID フィールドがあり、どの顧客がどの商品を注文したかを追跡できます。同じ ID フィールドを別のテーブルに追加することで、Orders テーブルと別のテーブルとのリレーションシップを作成できます。
   • リレーションシップを使用することで、データの一貫性、効率性、可読性を保つことができます。
2. データベースツール」をクリックします。Accessの一番上にあります。
3. ツールバーの［リレーションシップ］ボタンをクリックします。データベース内のすべてのテーブルの概要が表示された新しいウィンドウが開きます。各フィールドはテーブル名の下にリストされます。

   • リレーションシップを作成する前に、外部キーのフィールドを作成しておく必要があります。例えば、顧客IDをOrdersテーブルで使用したい場合、OrdersテーブルにCustomerというフィールドを作成し、空白にしておきます。リンクするフィールドと同じ形式であることを確認します（この場合は数字）。
4. 外部キーとして使用したいフィールドをドラッグします。外部キーとして作成したフィールドにドロップします。表示されるウィンドウでCreateをクリックし、フィールドのリレーションシップを設定する。2つのテーブルの間にフィールドを結ぶ線が表示される。

   • リレーションシップを作成する際に、"参照整合性を強制する "にチェックを入れる。これは、一方のフィールドのデータが変更されると、もう一方のフィールドも自動的に更新されることを意味します。これにより、データを正確に保つことができます。

パート5

クエリーの作成

1. クエリの役割を理解しましょう。クエリとは、データベースのデータをすばやく表示、追加、編集するための操作です。単純なルックアップから既存のデータを基にした新しいテーブルの作成まで、さまざまな種類のクエリがあります。クエリはレポート作成に欠かせないツールです。

   • クエリは主に2つのタイプに分けられます：セレクトとアクションです。セレクト・クエリはテーブルからデータを取り出し、計算を行うことができます。アクションクエリは、テーブルからデータを追加、編集、削除できます。
2. 基本的な選択クエリを作成するには、クエリウィザードを使用します。作成するには、[Create] タブをクリックし、[Query Wizard] を選択します。これで、一致しないデータの検索など、基本的な選択クエリを実行できるようになります。

条件付き選択クエリの作成

1. より高度なクエリを実行するには、クエリ設計ツールを開きます。これを行うには、[Create] タブをクリックし、[Query Design] を選択します。このツールを使用して、選択クエリを絞り込み、必要な情報のみを表示することができます。デフォルトではSelectが選択されていますが、Append、Make Table、Deleteなどのアクションを選択してアクションクエリを実行することもできます。[Image:Use Microsoft Access Step 12 Version 5.jpg|center]].

   • この例では、顧客の名前と電話番号を表示する選択クエリを作成します。
2. クエリを実行するテーブルを選択します。右側の "テーブルの追加 "パネルでテーブル名をダブルクリックし、クエリに追加します。
3. クエリーにフィールドを追加します。テーブル名とフィールド名を含む小さなポップアップで、クエリを実行する各フィールドをダブルクリックします。 下部のデザイングリッドにフィールドが追加されます。
4. 基準を追加します。テキストや関数など、いくつかのタイプの条件を使用できます。例えば、"Prices "フィールドから50ドル以上の価格のみを表示したい場合は、>=50と入力します。英国からの顧客のみを表示したい場合は、「Criteria」フィールドに「UK」と入力します。

   • クエリごとに複数の条件を使用できます。
5. 結果を確認するには、「実行」をクリックします。実行］ボタンは、Accessの上部にある［クエリデザイン］タブにあります。クエリの結果がウィンドウに表示されます。Ctrl + S キーを押してクエリを保存します。

パラメータ付き選択クエリの作成

1. クエリ設計ツールを開きます。パラメータクエリを使用すると、クエリを実行するたびに取得する内容を指定できます。たとえば、さまざまな都市の顧客を含むデータベースがある場合、パラメータクエリを実行して、結果を表示する都市を尋ねることができます。
2. 選択クエリを作成し、テーブルを指定します。テーブルの概要でフィールドをダブルクリックして、クエリで取得するフィールドを追加します。
3. 条件セクションにパラメータを追加します。パラメータは"[]"で囲まれています。括弧内のテキストは、クエリの実行時に表示されるプロンプトに表示されます。たとえば、市町村の入力を求めるには、[Criteria] セルの [City] フィールドをクリックし、[Which city?]と入力します。

   • パラメータの最後に"? "または": "を付けることはできますが、"!"または". "を付けることはできません。
4. 複数パラメータのクエリを作成する。複数のパラメータを使用して、クエリ結果のカスタム範囲を作成できます。例えば、フィールドが日付フィールドの場合、[開始日を入力してください:]と[終了日を入力してください:]の間に入力することで、日付の範囲を返すことができます。クエリを実行すると、2つのプロンプトが表示されます。

パート 6

テーブル作成クエリの作成

1. Create]タブをクリックし、[Query Design]を選択します。 クエリを使用して、既存のテーブルから特定のデータを取得し、そのデータを使用して新しいテーブルを作成できます。これは、データベースの特定の部分を共有したい場合や、データベースのサブセット用に特定のフォームを作成したい場合に特に便利です。まず、通常のセレクトクエリを作成する必要があります。
2. データを取り出したいテーブルを選択します。データを取り出したいテーブルをダブルクリックします。必要に応じて、複数のテーブルからデータを取得することもできます。
3. データを取り出したいフィールドを選択します。テーブルの概要から追加したい各フィールドをダブルクリックします。クエリ・グリッドに追加されます。
4. 条件を設定します。フィールドから特定のデータを指定したい場合は、基準セクションを使用してフィルタを設定します。詳細については、上記の「条件付き選択クエリの作成」セクションを参照してください。
5. クエリをテストして、必要な結果が返されることを確認します。テーブルを作成する前に、クエリを実行して、正しいデータがすべて取得されていることを確認します。必要なデータがすべて得られるまで、条件とフィールドを調整します。
6. クエリを保存します。Ctrl + Sキーを押してクエリを保存します。画面左側のナビゲーションフレームに表示されます。クエリをクリックして再度選択し、「デザイン」タブをクリックします。
7. クエリの種類]グループの[テーブルの作成]ボタンをクリックします。新しいテーブル名を尋ねるウィンドウが表示されます。テーブル名を入力し、OKをクリックします。
8. 実行ボタンをクリックします。作成したクエリで新しいテーブルが作成されます。テーブルが左側のナビゲーション・フレームに表示されます。

追加クエリの作成

1. 以前に作成したクエリを開きます。追加クエリを使用して、既に存在するテーブルに別のテーブルからデータを追加できます。これは、テーブル作成クエリで作成したテーブルにさらにデータを追加する必要がある場合に便利です。
2. デザイン] タブの [追加] ボタンをクリックします。Append ダイアログ・ボックスが表示されます。追加するテーブルを選択します。
3. 追加したい内容に合わせて、クエリの条件を変更します。例えば、"Year "フィールドに "2010 "という条件でテーブルを作成した場合、"2011 "のように追加したい年に変更します。
4. データを追加する場所を設定する。追加する各カラムに正しいフィールドを設定してください。例えば、上記の変更を使用する場合、データは Append To 行の Year フィールドに追加されます。
5. クエリを実行します。デザイン] タブの [実行] ボタンをクリックします。クエリが実行され、テーブルにデータが追加されます。テーブルを開いて、データが正しく追加されたことを確認できます。

パート 7

フォームの作成

1. フォームを作成したいテーブルを選択します。フォームを使用すると、各フィールドのデータを簡単に確認したり、レコード間をすばやく切り替えたり、新しいレコードを作成したりできます。多くの人がテーブルよりもフォームの方が作業しやすいと感じるため、長時間のデータ入力にはフォームが不可欠です。
2. 作成]タブの[フォーム]ボタンをクリックします。これにより、テーブルに含まれるフィールドに基づいたフォームが自動的に作成されます。Accessは、適切なサイズのフィールドを自動的に作成するのに非常に適していますが、フォーム上の要素のサイズを変更したり、移動したりすることもできます。

   • 特定のフィールドをフォームに表示したくない場合は、そのフィールドを右クリックして「削除」を選択します。
   • テーブルにリレーションシップがある場合、各レコードの下にデータシートが表示され、接続されたデータが表示されます。このようにすると、連結データの編集がより簡単になります。例えば、データベースの各営業担当者のレコードには、顧客データベースが接続されている場合があります。
3. 新しいフォームをナビゲートします。下部の矢印ボタンはレコードからレコードへ移動します。レコードを切り替えると、フィールドにレコードのデータが入力されます。端のボタンを使って、最初または最後のレコードに移動できます。
4. 表を使用するには、データシート・ボタンをクリックしてください。これは左上隅にあり、フォームを使用してテーブルの値の変更を開始することができます。
5. 既存のレコードに変更を加えます。各レコードの任意のフィールドのテキストを編集して、テーブルのデータを変更することができます。変更は、テーブルだけでなく、接続されているテーブルにも自動的に反映されます。
6. 新しいレコードを追加する。ナビゲーション・ボタンの近くにある「レコードの追加」ボタンをクリックすると、リストの最後に新しいレコードが作成されます。その後、フィールドを使用してテーブルの空白レコードにデータを入力することができます。これは、テーブル・ビューを使うよりもずっと簡単に新しい情報を追加できる方法です。
7. 終了したらフォームを保存します。後で簡単にアクセスできるように、Ctrl + Sキーでフォームを保存してください。画面左側のナビゲーションフレームに表示されます。

パート8

レポートの作成

1. テーブルまたはクエリを選択します。レポートを使用すると、データのサマリーをすばやく表示できます。収入や出荷のレポートによく使用されますが、あらゆる用途に合わせることができます。レポートは、作成したテーブルまたはクエリからデータを取得します。
2. 作成]タブをクリックします。作成したいレポートの種類を選択します。レポートの作成にはいくつかの方法があります。Accessが自動的にレポートを作成することもできますし、カスタムレポートを作成することもできます。

   • レポート - ソースからのすべてのデータで自動レポートを作成します。何もグループ化されませんが、小規模なデータベースの場合、必要なものを表示するにはこれで十分でしょう。
   • ブランク・レポート - これは空のレポートを作成し、適切と思われるデータで埋めることができます。利用可能なフィールドから選択してカスタムレポートを作成することができます。
   • レポートウィザード - レポートウィザードは、レポート作成プロセスをガイドし、データの選択とグループ化、そしてそれに応じたフォーマットを可能にします。
3. 空白レポートのソースを設定します。空白レポートの作成を選択した場合、そのソースを選択する必要があります。まず、「アレンジ」タブをクリックし、「プロパティ・シート」を選択します。または、Alt+Enterキーを押すこともできます。

   • レコードソースフィールドの横にある下向き矢印をクリックします。利用可能なテーブルとクエリのリストが表示されます。1つを選択すると、レポートに割り当てられます。
4. レポートにフィールドを追加します。ソースが決まったら、そのソースからレポートにフィールドを追加することができます。フォーマット]タブをクリックし、[既存のフィールドを追加]をクリックします。フィールドリストが右フレームに表示されます。

   • 追加したいフィールドをクリックし、デザイン・フレームにドラッグします。レコードがレポートに表示されます。フィールドを追加すると、既存のフィールドと自動的に並びます。
   • フィールドの端をクリックしてマウスをドラッグすると、フィールドのサイズを変更できます。
   • 見出しをクリックしてDeleteキーを押すと、レポートからフィールドを削除できます。
5. レポートにグループを追加します。グループを使用すると、関連する情報を整理できるため、レポート内の情報をすばやく解析できます。例えば、地域別や営業担当者別に売上をグループ化したい場合があります。グループを使用すると、このようなことが可能になります。

   • デザイン]タブをクリックし、[グループとソート]ボタンをクリックします。
   • グループに追加したいフィールドの任意の部分を右クリックします。メニューからGroup Onを選択します。
   • グループにヘッダーが作成されます。ヘッダーはグループのラベルとして好きなものに調整できます。
6. レポートを保存して共有する。レポートが完成したら保存し、他の文書と同様に共有したり印刷したりすることができます。投資家と会社の業績を共有したり、従業員と連絡先を共有したり、その他いろいろな用途にお使いください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 The Ultimate Guide to Using Microsoft Access」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。