マイクロソフト・エクセルで請求書を追跡する方法

多くの会社では、部署や会社全体の経費を記録するためにマイクロソフト・エクセルを使用している。エクセルは現在、ウィンドウズ・オペレーティング・システムを使用するパーソナル・コンピュータに頻繁にバンドルされているので、自宅のコンピュータにエクセルがあれば、請求書を追跡するためにエクセルを使用することができます。マイクロソフト社やその他のウェブサイトから、経費を記録するためのテンプレートが多数入手できるほか、最近のバージョンのエクセルには、請求書を記録するためのテンプレートがプリインストールされている。また、エクセルで請求書を記録するために、自分でスプレッドシートを設定することもできます。以下、両方の方法を説明する。

方法1

エクセルのテンプレートを使う

1. プリインストールされているテンプレートを選択します。エクセルの最近のバージョンには、一般的なビジネスアプリケーション用のテンプレートとともに、個人的な支出を追跡するためのテンプレートが含まれています。これらのテンプレートにアクセスし、エクセルで請求書を追跡するために使用することができます。

   • エクセル2003では、"ファイル "メニューから "新規作成 "を選択する。新規ワークブック」タスク・ペインから「自分のコンピュータ上」を選択して、「テンプレート」ダイアログ・ボックスを表示する。
   • Excel 2007では、「ファイル」ボタンメニューから「新規作成」を選択する。新規ワークブック」ダイアログボックスが表示されます。左ペインの「テンプレート」メニューから「インストールされているテンプレート」を選択します。中央のペインの「インストールされているテンプレート」から「個人月次予算」を選択し、"作成 "をクリックします。
   • Excel2010の場合、"ファイル "タブをクリックし、"ファイル "メニューから "新規作成 "を選択します。利用可能なテンプレート」ペインの上部セクションから「サンプルテンプレート」を選択し、サンプルテンプレートの表示から「個人月次予算」を選択し、"作成 "をクリックします。
2. オンラインテンプレートを選択します。Microsoft Excelにプリインストールされている個人予算テンプレートが支出を記録するのに適していない場合は、オンラインでテンプレートを選択することができます。サードパーティのサイトからテンプレートをダウンロードするか、Excelを使ってMicrosoft Office Onlineに接続することができます。

   • エクセル2003の場合は、Microsoft Office Onlineのライブラリから適切なテンプレートを選択できます。
   • Excel 2007の場合は、"New Workbook "ダイアログボックスのMicrosoft Office Onlineセクションから "Budgets "を選択します。Officeオンライン・テンプレート・ライブラリに接続するには、インターネットに接続している必要があります。
   • Excel 2010では、[使用可能なテンプレート]ペインのOffice.comセクションから[予算]を選択します。Officeオンラインテンプレートライブラリに接続するには、インターネットに接続している必要があります。
3. 適切なセルに情報を入力します。正確な情報は、使用するスプレッドシートテンプレートによって異なります。
4. スプレッドシートを保存します。スプレッドシートの名前は、テンプレートに用意されているものを使用するか、もっと意味のあるものに変更することができます。既存のファイル名にあなたの名前と年を追加すれば十分です。

方法2

経費追跡スプレッドシートを自分でデザインする

1. Excelを開きます。
2. セルA1にスプレッドシートの名前を入力します。Personal Budget"、"Personal Expense Tracking "など、意味のある名前を使います。(名前を入力するときは引用符を除外する。引用符はここでは名前が例であることを示すためだけに使用する)。
3. 2行目に列のタイトルを入力する。推奨されるタイトルと順序は、"Date"、"Payee Category"（または "Pay To"）、"Memo"、"Expense"、"Revenue"（または "Income"、"Deposit"）、"Balance "である。これらのタイトルをセル A2 から G2 に入力する。長い列のタイトルや項目に対応するために、列幅を調整する必要があるかもしれない。

   • スプレッドシートのタイトルと列見出しを設定したら、"フリーズ・ペイン" 機能を使用して、エントリーをスクロールしている間、これらの見出しをディスプレイの上部に表示させておく。フリーズ・ペイン」は、Excel 2003以前では「表示」メニューに、Excel 2007および2010では「表示」メニュー・リボンの「ウィンドウ」グループにあります。
4. 3行目のセルに最初の費目を入力します。
5. セルG3に残高計算式を入力します。これが最初の残高入力であるため、残高は費用と収益の差額を取ることで決定される。どのように設定するかは、支出を見るか手元の現金を見るかによって異なる。

   • 主に支出を見るようにスプレッドシートを設定する場合、残高の計算式は=E3-F3となり、E3は支出を表すセル、F3は収入を表すセルとなる。このように計算式を設定すると、支出の合計が正の数になり、理解しやすくなる。
   • スプレッドシートを設定して手元資金を管理する場合、残高の計算式は =F3-E3 となる。このようにスプレッドシートを設定すると、キャッシュフローが支出を上回れば残高がプラスに表示され、支出が収入を上回ればマイナスに表示されます。
6. 4 行目のセルに 2 番目の支出項目を入力する。
7. セルG4に残高計算式を入力する。2つ目以降の項目は残高を維持するため、支出と収入の差額を前の項目の残高の値に加算する必要がある。

   • 主に支出を見るようにスプレッドシートを設定している場合、残高の計算式は =G3+(E4-F4)となり、G3は前の残高を表すセル、E4は支出を表すセル、F4は収入を表すセルである。
   • スプレッドシートを設定し、手元の現金を管理する場合、残高の計算式は =G3+(F4-E4)となる。
   • 費用と収益の差額を表すセルを括弧で囲む必要はない。
   • 入力が完了するまで残高のセルを空にしておきたい場合は、数式でIF文を使用し、日付が入力されていない場合は残高のセルに値を表示しないようにすることができます。この場合、2 番目の入力の計算式は、スプレッドシートに経費を記録するように設定している場合は =IF(A4="","",G3+(E4-F4))となり、スプレッドシートに手持ち現金を表示するように設定している場合は =IF(A4="","",G3+(F4-E4))となります。(費用と収益を表すセルを囲む括弧は省略できるが、外側の括弧は省略できない)。
8. 残高計算式をG列（残高列）の他のセルにコピーする。セルG3を右クリックし、ポップアップメニューから「コピー」を選択する。選択したセルを右クリックし、ポップアップメニューから「貼り付け」を選択して、選択したセルに数式を貼り付けます。(エクセル2010では、ポップアップメニューから「貼り付け」または「数式の貼り付け」を選択します)。この数式により、セル参照が自動的に更新され、現在の行の費用、収益、日付（使用されている場合）参照と、現在の行の上の行の残高参照が示されます。
9. スプレッドシートを保存します。スプレッドシートには、"Expense Tracking.xls "や "Personal Budget.xls "など、意味のある名前を付けます。テンプレートベースの予算スプレッドシートと同様に、ファイル名に自分の名前と年を含めるとよいでしょう。(この場合も、引用符は名前の例を示すためのもので、入力してはいけません。また、ファイルの接尾辞も入力しない。）

   • 一方、エクセル2007と2010は、より新しいXMLベースの".xlsx "形式でスプレッドシートを保存しますが、古い".xls "形式のスプレッドシートを読み込んで保存することもできます。複数のコンピュータをお持ちで、すべてのコンピュータにこのスプレッドシートを保存する予定がある場合は、いずれかのコンピュータにExcel 2003またはそれ以前の形式がある場合は古い形式を使用し、すべてのコンピュータに少なくともExcel 2007がある場合は新しい形式を使用してください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された " How to Track your Bills in Microsoft Excel " を改変して作成されました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。