紙に書くのは、午後に片付けられるなら効果的だ。家庭や職場にタスクが大量に舞い込むと、その多くが翌日（あるいは週や月）に持ち越されてしまう。このエクセルのスプレッドシートは、締め切りが近づいていることを監視し、それに応じてタスクの優先順位をシフトする。以下のステップを20分で、より効果的に優先順位を管理できる。
1
ホーム」または「オフィス」タブを作成する。新しいエクセルのスプレッドシートを開く。一番下の「Sheet1」タブを右クリックし、「名前の変更」をクリックする。ホーム」または「オフィス」と入力する。
2
ステップ1を繰り返して、Sheet2を「テンプレート」、Sheet3を「ポイント」にリネームする。
3
重要度表を作成する。PointsタブでA、B、C列を埋める：
4
名前を「重要度」とする。セルA2からC7まで選択する。名前の挿入をクリックする。
- 名前を「重要度」と定義し、OKをクリックする。
5
努力テーブルを作成する。ステップ3、4、5を繰り返して、E列、F列、G列にEffort表を作成する。
6
緊急度表を作成する。ステップ3、4、5を繰り返し、I列、J列、K列に緊急度表を作成する。
7
ホーム」タブに見出しを入力する。ホーム」タブをクリックし、1行目に見出しを挿入する：
- A - 優先度 A 式、最も重要なタスクは 1 であるが、100 以上でもよい。
- B - タスク タスクの名前。
- C - 重要度 表のA、B、C、D、E、Fのいずれか。
- D - 努力 努力表から1～5。
- E - 緊急度 期日を基にした計算式。
- F - 期限 タスクが終了すべき期日。期限は厳密ではありません。Ramp Upはそのタスクをどれくらい早く始められるかを示し、Extensionはそのタスクを何日ずらせるかを示す。散髪をする場合、Ramp Upが5でExtensionが4かもしれない。2週間早く散髪しても意味がないし、5日以上遅れたら人に気づかれるかもしれない。
- G - Ramp Up 期日の何日前からタスクを開始できるか。
- H - 延長 期限の自動延長
- I - 残り日数 計算式。期限が過ぎている場合はマイナス。
- J - 完了 タスクが実際に完了した日。
- K - コメント タスクの詳細
8
タスクのリストを入力します。優先度、緊急度、残り日数は空白のままです。これらは数式で入力されます。以下はホームタスクのサンプルです。
9
残り日数、緊急度、優先度の計算式を入力します。以下の数式は2行目のものです。
- I (残り日数) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)
- E (緊急度) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))
- A（優先度） =VLOOKUP(C2,Importance,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,Effort,2,FALSE) + VLOOKUP(E2,Urgency,2,FALSE)
10
セルを右クリックして書式を選択し、小数点以下 0 桁の数値にして、セル I2 の書式を整数に変更する。
11
Priority、Urgency、Days Leftの数式を各列の残りのセルにコピーする。セル E2 を選択し、CTRL-C とタイプする。セルE3からE10を選択し、CTRL-Vをクリックする。これを繰り返してセルI2をセルI3からI10にコピーする。最後に、セルA2をセルA3からA10にコピーする。未定義のタスクのために得られる奇妙な値は無視してください。
12
優先度で行を並べ替える。データがある行の数だけ、セルA1からKまで選択する。次に「データの並べ替え」をクリックする。
13
優先順位のスプレッドシートを保存する。
14
タスクに完了マークを付けます。タスクを完了したら、「完了」欄に日付をマークします。CTRL-;（コントロールキーとセミコロン）を押すと、すぐに現在の日付が入力されます。
15
優先順位が毎日変わるのを見る。以下は数日間の優先順位です。7月13日、すべてのタスクはランプアップ期間前であり、数字が大きい。7月20日、「芝刈り」を含む4つのタスクの優先度が高い（数字が小さい）。21日は延長期間に入っているため優先度が高くなり、23日は延長期間を超えているためさらに高くなっている。請求書の支払いも23日と25日にエスカレーションが行われる。
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