コムで完璧なファイリング・システムを構築する方法

このWikiHowでは、フォルダからファイリングシステムを作成することで、コンピュータのファイルを整理する方法を説明します。

パート1

ファイルを評価する

1. ファイリングシステムの用語を理解する。ファイリングシステムを構築する前に、3つの主な用語を理解しておきましょう：

   • ファイル - 写真や文書などの個々のアイテム。
   • フォルダー - ファイルや他のフォルダーを収納するための保存容器。
   • サブフォルダ - フォルダの中にあるフォルダ。
2. 整理するファイルを決めます。お使いのコンピュータには、ファイルをさまざまなフォルダに整理するファイルマネージャー（Windowsではファイルエクスプローラー、MacではFinder）がすでに組み込まれています。したがって、ファイリングシステムは、よく使うファイル、コンピュータの他のファイルとは別に保管したいアイテム、一時的なプロジェクトリソースなどのために用意する必要があります。

   • コンピュータのデフォルトフォルダの内容をすべてファイリングシステムに移動しようとすると、コンピュータ（または特定のプログラム）が正しく動作しなくなる可能性があります。
3. ファイリングシステムの場所を決めます。ファイリングシステムをデスクトップに置くと、コンピュータの別のフォルダの中に置くよりもファイルへのアクセスが簡単になります。

   • もしファイリングシステムをあらかじめインストールされているフォルダ（たとえば「ドキュメント」フォルダ）の中に置きたい場合は、ファイリングシステムを使うたびにそのフォルダに移動して開かなければならないことを覚えておいてください。
4. ファイリング・システムをプログラムのために使わないでください。Windowsでは、多くのプログラムでインストール先を選択することができます。ポータブル・プログラム（コンピュータやフラッシュ・ドライブのどこからでも実行できるプログラムなど）をインストールするのでなければ、セットアップ中は常にプログラムのデフォルトのインストール・パスを使用してください。

   • 適切なインストール・パスを使用しないと、プログラムのエ ラーにつながる可能性があります。
   • Macコンピュータには、別のインストールパスを決定するオプションはありません。

パート2

フォルダの作成

1. コンピュータにフォルダを作成する方法を理解してください。WindowsでもMacでも、新しい空のフォルダを作成し、好きな名前を付けることができます：

   • Windows - 空白の領域を右クリックし、[新規作成] を選択して [フォルダ] をクリックし、フォルダ名を入力して ↵ Enter キーを押します。
   • Mac - フォルダを作成する場所に移動し、[ファイル] をクリックして [新規フォルダ] をクリックし、フォルダ名を入力して ↵ Enter キーを押します。
2. フォルダには直感的なラベルを使用することを忘れないでください。フォルダ名を省略したり、俗語を使ったりするのではなく、各フォルダに簡潔で説明的な名前を入力するようにしてください。

   • 例えば、ドキュメント・フォルダには「Docs」ではなく、「Documents」またはそれに似たラベルを付けるべきです。
   • 経験則では、他の人が手助けなしでナビゲートできるようにファイリングシステムを作成するようにフォルダにラベルを付けるとよいでしょう。
3. ファイリングシステムを作成するフォルダに移動します。デスクトップにファイリングシステムを作成する場合は、そこにいることを確認してから次に進みます。

   • Windowsユーザーは、「このPC（またはマイコンピュータ）」アプリでファイリングシステムを作成することはできません。
4. ベースフォルダを作成します。これはファイリングシステムのフォルダが入るフォルダなので、「Files」や「My Filing System」などの名前を付けます。
5. ベースフォルダを開きます。ベースフォルダをダブルクリックします。
6. Temporary」フォルダを作成します。これは、必ずしも数日以上保存する必要のないファイル（例えば、作業中のプロジェクトのファイル）を保存するフォルダです。

   • Temporary "フォルダは、アクセスしやすいように、常にベースフォルダの中に直接置くようにします。
7. 整理したい文書のカテゴリーごとにフォルダを作成します。カテゴリーフォルダーは、書類棚の「引き出し」と考えてください。このステップはニーズによって異なりますが、必要なフォルダ名には以下の一部またはすべてが含まれます：

   • 書類
   • 音楽
   • 写真
   • ビデオ
   • 仕事
8. カテゴリフォルダのサブフォルダを作成します。カテゴリフォルダを開き、その中にサブカテゴリフォルダとして使用するフォルダを作成します。こうすることで、さらにファイルを分けることができます。

   • 例えば、カテゴリフォルダのラベルが「ドキュメント」の場合、「Wordドキュメント」、「PDF」、「スプレッドシート」というタイトルの3つのサブフォルダを作成することができます。
   • サブフォルダを開き、その中にフォルダを作成します。
   • サブフォルダを開き、その中にフォルダを作成します。サブフォルダは、ファイリング・キャビネットの引き出しで使われるファイリング封筒のようなものだと考えてください（カテゴリ・フォルダが引き出しです）。
9. ファイルをファイリングシステムに移動するファイルの枠組みができたので、文書、写真、音楽、ビデオなどをファイリングシステムの適切なフォルダに移動し始める必要があります。これを行う最も簡単な方法は、ファイルをクリックして必要なフォルダにドラッグすることです。

   • ウィンドウズ・コンピューターでは、移動したいファイルを選択し、Ctrl+Xを押してファイルをコピー・削除し、フォルダーの場所に移動してCtrl+Vを押してファイルを貼り付けることができます。
10. 必要に応じて非公開にしたいファイルがある場合は、隠しフォルダの中に隠し、コンピュータの隠しフォルダ表示をオフにすることができます。こうすることで、気軽なスヌーパーがあなたの機密情報に出くわすのを防ぐことができる。

    • 一部のインデックス作成プログラムでは、隠しフォルダが表示される場合があります。

パート3

整理整頓

1. ファイリングシステムを定期的にバックアップしましょう。これはとても重要なことです。そうすることで、ファイルを常に検索できるようにし、コンピュータを整理しておくことができます。ファイリングシステムをバックアップする最も簡単な方法は、ファイリングシステムを選択してCtrl+C（Windows）または⌘Command+C（Mac）を押してコピーし、外付けハードドライブまたはフラッシュドライブを開き、Ctrl+V（Windows）または⌘Command+V（Mac）を押してそこにファイリングシステムを貼り付けることです。その後、ファイリングシステムのフォルダ名をバックアップの日付に変更できます。

   • Google Drive、iCloud Drive、OneDrive、DropBoxなどのクラウドストレージサービスにファイリングシステムをアップロードすることもできます。
   • ファイリングシステムのバックアップは、少なくとも1年間は保管しておきましょう。そうすることで、万が一コンピュータが危険にさらされたり、不要だと思っていたファイルを削除してしまったりしても、バックアップにアクセスして最新版を復元することができます。
2. 自分でルールを決めるファイリング・システムで整理整頓ができるのは、それだけです。システムの整理整頓能力をフルに活用したいなら、自分なりのルールに従って使う必要があります。守っておくとよいルールには、次のようなものがあります：

   • サブフォルダーを含むフォルダーには、決してバラバラのファイルを保存しない。
   • Temporary」フォルダは、少なくとも週に1回は空にする。
   • 書類や領収書など、有用な可能性のあるものは、その有用性が尽きたと思っても削除しない。
   • 期限切れのファイルや無駄なファイルにしがみつかない。
   • 週に一度はファイリングシステムをバックアップしましょう。
3. ファイリングシステムの不要なファイルを削除しましょう。時間が経つにつれて、ファイリングシステムの中身の一部は必ず古くなったり、冗長になったり、保管する必要がなくなったりします。これらのファイルは「念のため」取っておくべきだと感じるかもしれませんが、取っておくよりは削除して散らかった状態を解消した方がよいでしょう。

   • ファイリングシステムをハードドライブやクラウドストレージサービスに定期的にバックアップしている場合は、ファイリングシステムをバックアップした後に行いましょう。
   • ファイリングシステムの不要なファイルをバックアップに保存しながら削除することで、コンピュータのファイリングシステムをタイトな状態に保ちながら、いざというときにファイルにアクセスできるようになります。
4. 新しいファイルをファイリングシステムに直接保存することを忘れないでください。文書を作成したりファイルをダウンロードしたりする際、通常、保存先を選択するオプションがあります。特定の保存先を選択しない場合、ほとんどのプログラムはコンピュータのどこかにあるデフォルトのフォルダを使用しますが、「名前を付けて保存」または「参照」をクリックし、使用したいファイリングシステムのフォルダに移動することで、ファイリングシステムにアイテムを保存することができます。

   • 通常、プログラム（Microsoft Word文書など）から文書を保存する場合は「名前を付けて保存」オプションを使用しますが、ウェブブラウザからダウンロードしたファイルは通常、フォルダを選択するか「参照」をクリックする必要があります。
5. ファイル名を変更して、視覚的な散らかりを減らしましょう。デフォルトでは、ダウンロードされたファイルのほとんどは独自の名前を持っています。ファイリングシステムの視覚的な表示をすっきりさせるために、これらのファイル名を独自の文言に変更することができます：

   • Windows - ファイルを右クリックし、ドロップダウンメニューから「名前の変更」をクリックします。
   • Mac - ファイルをクリックし、⏎ Returnキーを押し、ファイル名を入力し、⏎ Returnキーを押す。
6. ファイリングシステムを使い、維持する習慣をつける。どんなことでもそうですが、ファイリング・システムの機能を最大限に活用するには、練習と一貫性が必要です。毎日忘れずにファイリングシステムを使い、その中からファイルを探して使うことに慣れ、使い終わったら一貫してファイリングシステムを片付ければ、あなたのコンピューターはあっという間に整理整頓された状態になるでしょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Create a Flawless Filing System on Your Computer 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。