電話の取り次ぎ方

携帯電話の時代になり、電話のマナーはほとんど廃れてしまった。伝言の受け方を知っておくことは、オフィスで働いたり、誰かのために電話を受けたりするときには、今でも役に立つ。礼儀正しくすること、すべてを書き留めること、メッセージを迅速に伝えることが重要です！

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相手が直属の上司か、デスクにいない同僚を尋ねています。まず、「ただいま席を外しております。伝言をおとりしましょうか？"相手が「はい」と答えたら、次のステップに進む。もし断られたら、せめて手伝わせてくださいと主張してください。 もし丁重に断られたら、せめて名前と会社名を教えてもらうようにお願いする。他に何かできることはないか尋ねることも忘れずに。留守番電話にメッセージを残して折り返すこともできる。電話を受けた相手には、誰から電話があったのか、いつかけ直してくるかも必ず伝えてください。

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相手が言ったことをすべてメモする。あなたが重要だと思わないことでも、相手は重要だと思うかもしれません。必要であれば、相手に情報を繰り返してもらう。

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(必要であれば "You're welcome"(どういたしまして)も)。

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メッセージをできるだけ早く相手に渡すか、相手が見つけやすい場所に置いておく。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Take Telephone Messages 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。