IBMノートをアーカイブする方法

IBM Notesの電子メールの容量が不足しているが、電子メールを削除する準備ができていない場合は、電子メールのアーカイブを検討してください。電子メールのアーカイブとは、コンピュータ上の別の場所にメッセージをコピーすることを意味します。IBM Notesをアーカイブする方法を学ぶことで、元の電子メールを保存しながらアカウントのスペースを解放することができます。また、コンピュータとソフトウェアを最高のパフォーマンスで動作させることができます。

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メールファイルのサイズを制限します。メールファイルサイズを 500MB 未満に保ちます (組織によっては 200MB など、より厳しい制限が必要な場合があります)。

• ファイル」→「データベース」→「プロパティ」でデータサイズを確認してください。ロータス8では、「ファイル」→「アプリケーション」→「プロパティ」を開きます。
• i」タブをクリックします。ディスク容量 "の後の数字は、現在 IBM Notes にあるデータ容量です。

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あなたの組織の事前設定を学んでください。学校や職場で IBM Notes を使用している場合、すでにアーカイブ設定があるかもしれません。これは、組織内のコンピュータの一般的なパフォーマンスと同様に、組織 がユーザーごとの電子メールの量を制御するのに役立ちます。アーカイブ設定がすでに確立されている場合は、技術システム担当者に相談し、変更可能かどうかを確認してください。

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希望するアーカイブ設定を決定します。すべての IBM Notes メールをアーカイブすることも、特定のメールを選択することもできます。また、IBM Notes をアーカイブする頻度も決定する必要があります。

• 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
• アクション]-[アーカイブ]-[設定]に進みます。
• Criteria タブに行き、"Default for last modified "が選択されていることを確認します。
• ok」をクリックして変更を保存します。
• 基準が有効になっていることを確認します。

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自動アーカイブをスケジュールします。自動アーカイブをスケジュールすることで、定期的かつ一貫したアーカイブを確実に実行できます。また、時間の節約にもなります。

• 該当するアプリケーション（メール）を開きます。
• アクション」→「アーカイブ」→「設定」と進みます。
• スケジュール」タブに進みます。アーカイブをスケジュールする」が選択されていることを確認します。
• コンピュータにファイルをアーカイブする適切な時間と曜日を選択します。

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手動で IBM Notes をアーカイブします。自動アーカイブをスケジュールしても、いつでも手動でアーカイブすることができます。

• 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
• アーカイブしたいメールまたはフォルダを開きます。
• アクション]、[アーカイブ]、[今すぐアーカイブ] の順に選択します。
• はい］をクリックすると、あらかじめ設定した内容に従ってアーカイブされます。

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ドラッグ＆ドロップでアーカイブする。これは単に手動で IBM Notes をアーカイブする別の方法です。

• 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
• アーカイブしたいメールまたはフォルダを開きます。
• 適切なメッセージを選択します。
• ナビゲーションペインの必要なアーカイブにメッセージをドラッグします。

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アーカイブされたメッセージを表示します。メールをアーカイブしても、時々アクセスする必要がある場合があります。アーカイブファイルは、IBM Notes アカウントで設定したフォルダを模倣します。すべては、あなたが設計した方法で整理されたままになります。

• 適切なアプリケーション（メール）を開きます。
• ナビゲーションペインのアーカイブをクリックします。
• 適切なアーカイブを選択します（例：Default for Last Modified）。

この記事は CC BY-NC-SA の下で公開された " How to Archive IBM Notes" を修正して作成されました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。