Outlookでフォルダを共有する方法

Microsoft Exchangeメールアカウントの受信トレイやサブフォルダに同僚がアクセスする必要がある場合、Outlookでフォルダを共有することができます。サブフォルダを共有するには、受信トレイ全体を閲覧する許可を同僚に与える必要があります。受信トレイを共有したくない場合は、アカウントに「公開」フォルダを作成し、特定のユーザーやグループと共有することができます。このWikiHowでは、Outlookデスクトップアプリとウェブ（OWA）でフォルダを共有する方法と、同僚があなたに代わってメッセージを送受信できるようにメールアカウントへのアクセスを委任する方法をご紹介します。

方法1

Outlook Webアプリでフォルダを共有する

1. Web上のOutlookにログインします。会社またはキャンパスから提供されたOutlookのURLにアクセスし、メールアカウントにサインインします。または、Exchangeアカウントを個人のOutlook.comメール・アドレスにリンクしている場合は、.NETからサインインできます。

   • フォルダの共有は、外出中に自分のメールにアクセスできる人が必要な場合や、複数の人がアクセスする必要があるグループアカウントの場合に便利です。
   • フォルダを共有する相手があなたに代わってメールを送信する必要がある場合は、.
2. メールアカウント名を右クリックし、[アクセス許可...] をクリックします。アカウント内のフォルダを共有する前に、まずメールフォルダ全体を共有する必要があります。

   • メールアカウント全体を見る権限を誰かに与えたくない場合は、手動でメッセージをそのフォルダに移動するか、特定のメッセージを自動的にそのフォルダに振り分けることができます。
3. ユーザーリストの上にある＋をクリックします。左上にあります。ユーザー検索ウィンドウが表示されます。
4. 共有したい相手を選択し、「追加」をクリックします。検索フィールドに名前の最初の数文字を入力し、検索結果で適切な人をクリックすると、その人を検索できます。
5. 相手の名前を選択し、権限レベルを選択します。許可レベル」ウィンドウからオプションを選択する前に、一番上の人の名前をクリックしたことを確認してください。ここで選択した権限レベルによって、このユーザーの受信トレイを含むメールアカウントへのアクセス権が決まります。共有したいサブフォルダについては、個別にアクセス許可を設定することになります。

   • 共有したいフォルダにアクセスできるように、少なくとも相手にアカウントの閲覧権限を与えておく必要があります。共有したいサブフォルダに対して、メッセージの削除権限などの追加権限を与えることができます。
   • なし] は、その人にアカウントへの権限を与えません。このオプションを選択した場合、その人とフォルダを共有することはできません。
6. フォルダを表示する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。ウィンドウの右下にチェックボックスが表示されます。これで、このユーザーにアカウントを閲覧する許可を与えたので、そのユーザーと目的のサブフォルダーを共有することができます。

   • メールボックスの共有は受信トレイのみで、受信トレイ内のフォルダは共有されません。まず受信トレイを共有し、次にサブフォルダを別々に共有する必要があります。
   • 受信トレイだけを共有し、その中の特定のフォルダを共有したくない場合は、ここで終了です。フォルダを共有した相手がフォルダにアクセスする方法については、ステップ10に進んでください。
7. 共有したいサブフォルダを右クリックし、「アクセス許可」をクリックします。選択したフォルダの［アクセス許可］ウィンドウが開きます。
8. ユーザーを追加し、権限を選択します。メールボックスを共有したときと同じように、ユーザーを追加し、権限レベルを選択します。

   • 権限は、受信トレイ全体に与えたものと同じである必要はありません。
   • アイテムの作成、読み取り、変更、削除、およびサブフォルダの追加ができるようにする場合は、Publishing Editorを選択します。編集者権限には、サブフォルダを作成する権限を除き、編集者発行権限と同じすべての権限が含まれます。
9. フォルダを表示する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。選択したサブフォルダが共有されました。
10. 他の人の共有フォルダにアクセスするフォルダを共有した相手は、以下の手順で共有メールボックスとサブフォルダを追加できます：

    • フォルダ一覧でアカウント名を右クリックし、共有フォルダの追加...を選択します。
    • 共有メールボックスの名前を検索します。これは、サブフォルダの名前ではなく、フォルダを共有した人の名前です。
    • メールボックスを選択し、［追加］をクリックします。
    • フォルダがOutlook for the Webの左の列に表示されます。
    • メールボックスの名前の横にある矢印をクリックすると、共有サブフォルダが表示され、アクセスできるようになります。

方法2

Outlookデスクトップアプリでフォルダを共有する

1. Outlookのメールアイコンをクリックします。左側のパネルにフォルダの一覧が表示されます。

   • フォルダの共有は、外出中に誰かにメールにアクセスしてもらいたい場合や、複数の人がアクセスする必要があるグループアカウントの場合に便利です。
   • フォルダを共有する相手があなたに代わってメールを送信する必要がある場合は、.
2. アカウント名を右クリックし、[フォルダのアクセス許可] を選択します。アカウントのフォルダを共有する前に、まずメールフォルダ全体を共有し、受信トレイが見えるようにする必要があります。

   • メールアカウント全体の閲覧許可を誰かに与えたくない場合は、手動でそのフォルダにメッセージを移動するか、特定のメッセージを自動的にそのフォルダに振り分けることができます。
   • メールボックスの共有は受信トレイのみで、受信トレイ内のフォルダは共有されません。まず受信トレイを共有してから、サブフォルダを個別に共有する必要があります。
3. ユーザーの追加]または[追加]をクリックします。検索ウィンドウが開き、追加するユーザーを検索できます。
4. 共有したいユーザーを検索します。相手を検索するには、「アドレス帳」メニューから正しいアドレス帳が選択されていることを確認し（例：グローバルアドレスリスト）、相手の名前を入力し、EnterキーまたはReturnキーを押して検索します。
5. 人物の名前を選択し、[追加]をクリックします。これで、選択した人物が「ユーザー」リストに追加されます。

   • お望みであれば、複数のユーザーを追加することができます。追加した人は全員、受信トレイの閲覧だけでなく、あなたがアクセス権を与えた他のフォルダにもアクセスできることに留意してください。
6. OKをクリックします。ウィンドウ上部の名前リストに、追加した人が表示されます。
7. その人の名前を選択し、権限レベルを選択します。複数の人にアクセス許可を与える場合は、ControlキーまたはShiftキーを押しながら、追加する人をクリックします。

   • サブフォルダーにアクセスできるようにするには、少なくとも読み取り権限を与える必要があります。
   • 選択した人に受信トレイを閲覧する権限だけを与え、変更は一切させたくない場合は、「読み取り」で「完全な詳細」を選択し、「項目の削除」で「なし」を選択し、その他のチェックマークをすべて外します。
   • サブフォルダには、受信トレイに与える権限とは異なる権限を割り当てることができます。
8. フォルダを表示する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。チェックボックスは "その他 "ヘッダーの下にあります。これで、選択したユーザーがあなたの共有メールボックスを見つけられるようになります。これでメールボックス（受信トレイを含む）が共有されましたので、お好きなサブフォルダを共有することができます。

   • サブフォルダを共有したくない場合は、ステップ12に進んでください。
9. 共有したいサブフォルダを右クリックし、[フォルダ権限]をクリックします。これで、希望するサブフォルダにユーザーを追加し、必要なアクセス権の種類を指定できます。
10. ユーザーを追加し、アクセス許可を選択します。メールボックスを共有したときと同じように、ユーザーを追加し、権限レベルを選択します。

    • メールボックス全体に付与した権限に影響を与えることなく、書き込み権限など異なる権限をサブフォルダに付与することができます。
11. フォルダを表示する "にチェックを入れ、"OK "をクリックします。このボックスにチェックを入れている限り、共有相手は共有フォルダを表示し、アクセスすることができます。

    • フォルダが見える」と表示されたフォルダだけが、共有相手に見えるようになります。
12. 他の人の共有フォルダにアクセスするフォルダを共有した相手は、以下の手順で共有メールボックスとサブフォルダを追加できます：

    • ファイル」メニューをクリックします。
    • アカウント設定] メニューをクリックし、一番上の [アカウント設定] を再度選択します。
    • Office 365 または Exchange アカウントを選択し、[変更] ボタンをクリックします。
    • その他の設定]をクリックします。
    • 詳細設定]タブをクリックします。
    • 追加...」をクリックします。
    • 共有メールボックスの名前（共有サブフォルダーではなく、共有者のアカウントの実際の名前）を入力し、[OK]をクリックします。
    • フォルダ一覧でアカウント名を右クリックし、共有フォルダの追加...を選択します。
    • 共有メールボックスの名前を検索します。これはフォルダを共有した人の名前であり、サブフォルダの名前ではありません。
    • メールボックスを選択し、［追加］をクリックします。
    • フォルダがOutlook for the Webの左の列に表示されます。
    • メールボックスの名前の横にある矢印をクリックすると、共有サブフォルダが表示され、アクセスできるようになります。

方法3

パブリック共有フォルダの作成

1. Outlookデスクトップアプリを開きます。アカウント全体を共有せずに、特定のメッセージを社内やキャンパス内の誰かと共有したい場合は、Outlookデスクトップアプリで「パブリック」フォルダを作成し、それを代わりに共有することができます。パブリックフォルダは、世界中のすべての人が閲覧できるわけではありません。

   • パブリックフォルダを作成できるのは、Exchange管理者から許可を得ている場合だけです。
   • このオプションは、管理者でないユーザーには Web では利用できないため、Outlook デスクトップアプリで行う必要があります。
2. メールアイコンをクリックします。ナビゲーションペインの下にある封筒です。
3. Control+6キーを押して、パブリックフォルダリストを表示します。パブリックフォルダを作成する権限があれば、フォルダペインに「パブリックフォルダ」セクションが表示されます。これが表示されない場合は、Exchange 管理者にパブリックフォルダを作成する権限が与えられていません。管理者に確認してください。

   • ナビゲーションペインの下部にある 3 つの水平の点をクリックして［フォルダ］を選択すると、パブリックフォルダを表示することもできます。
4. パブリックフォルダ」セクションを右クリックし、「新規フォルダ」を選択します。新規フォルダ」ウィンドウが表示されます。
5. パブリックフォルダの名前を入力し、「OK」をクリックします。これでパブリック・フォルダが作成され、「すべてのパブリック・フォルダ」リストに追加されます。

   • 現在、このフォルダを閲覧できるのはあなただけです。
6. 新しいパブリック・フォルダを右クリックし、「プロパティ」を選択します。いくつかのタブがあるウィンドウが開きます。
7. アクセス許可」タブをクリックします。フォルダにユーザーを追加し、権限を割り当てる場所が表示されます。
8. Add...ボタンをクリックします。ユーザー検索ウィンドウが開きます。
9. パブリック・フォルダにユーザーおよび/またはグループを追加します。このフォルダのコンテンツを1人の人と共有したい場合は、その人を検索して［追加］をクリックするだけです。複数のユーザーを個別に検索して追加することもできますし、Exchange サーバーにすでにあるグループを追加することもできます。
10. OKをクリックします。これで少なくとも 1 人のユーザーが追加されたので、そのユーザーに権限を割り当てることができます。
11. ユーザーの名前を選択し、権限レベルを選択します。一度に複数のユーザーまたはグループにアクセス許可を割り当てるには、Control または Shift キーを押しながら各ユーザーまたはグループをクリックします。

    • パーミッションレベル "メニューからパーミッションレベルを選択するか、"読み取り"、"書き込み"、"アイテムの削除 "パネルでお好みのパーミッションを手動で選択することができます。
    • 選択した個人またはグループに対して、フォルダを表示する権限のみを与え、変更は一切行わない場合は、[読み取り] で [完全な詳細] を選択し、[項目の削除] で [なし] を選択し、その他のチェックマークをすべて外します。
12. フォルダを表示する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。これで公開フォルダが作成され、共有されました。このフォルダに移動またはフィルタしたものはすべて、フォルダを共有した相手からアクセスできるようになります。
13. Outlookでパブリックフォルダにアクセスするフォルダの共有が完了したので、共有した相手は以下の手順でフォルダを表示できます。

    • Windows版Outlookを使用します：
      • フォルダが共有されると、ナビゲーションペインの「パブリックフォルダ」セクションからアクセスできるようになります。アクセスするには、「パブリックフォルダ」の隣にある三角形をクリックし、フォルダをクリックします。
      • フォルダーが表示されない場合は、Control + 6を押すか、横の3つの点をクリックして「フォルダー」を選択してください。フォルダが表示されるまで、しばらく時間がかかる場合があります。
    • Mac版Outlook：
      • ツール]メニューをクリックし、[パブリックフォルダ]を選択します。
      • フォルダを選択し、「登録」をクリックします。
    • ウェブ版Outlook：
      • 左側のパネルで「お気に入り」の見出しを右クリックします。
      • パブリックフォルダをお気に入りに追加]をクリックします。
      • フォルダをクリックし、「お気に入りに追加」を選択します。フォルダが表示されるまで、しばらく時間がかかる場合があります。

方法4

アカウントを誰かに委任する

1. Outlookデスクトップアプリを開きます。組織の誰かにあなたのメールフォルダやカレンダーにアクセスできるようにして、あなたの代わりに行動してもらいたい場合は、委任するのが情報を共有する最善の方法です。 アカウントを委任すると、あなたのフォルダにアクセスできるようになるだけでなく、その人が自分のOutlookクライアントからあなたとしてメールを送信できるようになります。
2. ファイル]メニューをクリックし、[アカウント設定]を選択します。設定のメニューが表示されます。
3. アクセス権の委譲」をクリックします。メニューの一番下にあります。
4. 追加...ボタンをクリックします。右上隅にあります。ユーザーの追加検索ウィンドウが開きます。
5. アクセス権を付与したいユーザーを選択し、Add をクリックします。ユーザーを検索するには、Search フィールドに名前を入力し、Enter キーまたは Return キーを押して検索します。ユーザーを見つけたら、その名前を選択し、[Add]をクリックします。
6. OKをクリックします。権限の委譲ウィンドウが開きます。
7. どのアクセスを委任するかを選択します。カレンダー、タスク、受信トレイ（およびサブフォルダ）、連絡先、ノートへのアクセス権を委任することができます。

   • 委任された人は、あなたの受信トレイに対して、あなたと同じようにメッセージの送信や返信ができる「作成者」または「編集者」の権限を持つ必要があります。
   • あなたが受信トレイのサブフォルダを非公開にしない限り、代理人は受信トレイのサブフォルダを見ることができます。プライベート」とタグ付けされたフォルダやその他のコンテンツへのアクセス権を委任者に与えたい場合は、「委任者は私のプライベートなアイテムを見ることができる」の横にあるチェックボックスをオンにします。
8. OKをクリックします。これで、代理人が代理人のリストに追加されます。

   • リストから委任者の名前を選択し、削除を選択することで、いつでも委任者を削除することができます。
   • 複数の代理人を追加したい場合は、もう一度「追加...」をクリックして追加します。
9. OKをクリックします。これで、代理人があなたの受信トレイとサブフォルダ、そしてあなたが指定したその他の情報にアクセスできるようになります。
10. 代理人にOutlookにメールボックスを追加してもらいます。代理人は、以下の手順を実行することで、お客様のフォルダにアクセスできるようになります：

    • Outlookを開き、「ファイル」>「アカウント設定」>「アカウント設定」と進みます。
    • メール」タブをクリックします。
    • アカウント名をクリックし、[変更]をクリックします。
    • その他の設定」をクリックします。
    • 詳細設定]タブをクリックします。
    • 追加］をクリックします。
    • 共有メールボックスの名前を検索し、［追加］をクリックします。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開されている「 How to Share a Folder in Outlook 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。