メールで緊急性を表現する8つの方法（例文付き

"火曜日にミーティング""この取引は信じられないだろう""読んでください"Eメールが主流のデジタル社会では、このようなメッセージは必ずしも緊急性が高いとは言えません。魅力的なEメールの鍵は、言葉遣いとコンテンツの選択にあります。シンプルで効果的なヒントをたくさんご紹介します。

知っておくべきこと

• 魅力的な件名で受信者を惹きつけましょう。緊急」のような言葉は、何らかのアクションが必要であることを伝えます。
• 受信者が返信や行動を起こすべき日時を正確に記載することで、エンゲージメントを最大化しましょう。
• 受信者が目を通さずに済むよう、メールはできるだけ短く簡潔にまとめましょう。
• 受信者の受信トレイで物理的に目立つように、Microsoft Outlookで優先度の高いメールとしてマークする。

1

目を引く件名をつけましょう。

1. 魅力的な件名は、受信者がメールを開く気にさせます。Urgent（緊急）」や「Approval Needed（承認が必要）」などの単語やフレーズを含めることで、あなたのメッセージが深刻であり、一刻を争うものであることを読者に伝えることができます。件名が魅力的であればあるほど、受信者はすぐにメールを開き、読み始めるでしょう！

   • 緊急：EODまでに署名が必要です
   • フィードバックが必要です：金曜日までに返信を
   • お見逃しなくクリアランスセールは6月30日まで

2

すぐに目的を述べる

1. 目的を前面に出すことで、その重要性が際立ちます。大きな会議が近い？大きなセールのお知らせが必要ですか？どんなビッグニュースであれ、すぐにそれを伝えましょう。受信者は、あなたのメッセージの核心に到達するために、何段にもわたるフィラーに目を通したくありません（おそらくそうしないでしょう！）。

   • 「このフォームに署名を添えて、本日中にご返信ください。
   • "このポジションの面接にご興味がおありでしたら、3月11日までにお電話ください。"
   • "週末までに割引コード「FALLVIBES」を使うと、注文が最大40％割引になります。"

3

期限を指定する。

1. "ASAP "のような言葉は使わず、具体的な日時を明記しましょう。重要な日付や時間など、期限に関連する詳細をできるだけ多く記載しましょう。 EOD（End Of Day）やPRB（Please Respond By）などの略語を自由に使って、依頼をより読みやすくしましょう。

   • "週末にマイカの引退祝いを買うので、今週の金曜日のEODまでに10ドルの寄付をリーバイかグレンに渡してください。"
   • "ミーティングに参加できる人は12月10日にPRBしてください。"
   • 「週末までに50ドルお買い上げで、次回のご注文の送料が無料になります。

4

希少性戦術でやる気を起こさせる。

1. 在庫限り」「もうすぐなくなりそう」といったフレーズは、読み手を刺激するかもしれない。FOMO（Fear Of Missing Out）は、強力なマーケティング戦術だ。人は、何かがほとんど手に入らないと感じると、行動を起こす意欲が高まる。説得力のある言葉をいくつかメールに散りばめて、どんな反応が返ってくるか試してみましょう。

   • "来週末のカンファレンスの定員は残り20名です"
   • 「この一日限定セールは金曜日までです。
   • "期間限定のスペシャルセールが復活しました！"

5

シンプル、直接的、簡潔な表現にこだわる。

1. シンプルで簡潔な表現が良い結果を生むという研究結果があります。読み手がさっと目を通せるような、明確でわかりやすい表現にこだわりましょう。よりシャープで、よりシンプルで、より要点を押さえた表現であればあるほど、返信される可能性は高くなります。

   • "会議は午前10時に開始し、午前10時30分に終了します "の方が、"会議は午前10時に開始し、午前10時30分に閉会します "よりもはるかに読みやすく、ざっと目を通すことができます。
   • メールの長さは280文字程度（ツイッターの投稿と同じ長さ）にしましょう。そうすることで、読み手の時間を取らせることなく、依頼内容の重要な部分を強調することができます。

6

わかりやすい行動喚起を入れましょう。

1. 受信者がタスクを完了するのに役立つリンクや添付ファイルを追加する。同僚に電話をかけてもらう必要がありますか？メールの最後に電話番号を書いて、どこにかければいいかわかるようにしましょう。顧客に簡単なアンケートに答えてもらいたい？メッセージにフォームへのリンクを入れましょう。メールに多くのツールを盛り込めば盛り込むほど、受信者はより早く情報を得ることができます。

   • 「ウェビナーにご参加いただき、ありがとうございました！火曜日のEODまでにこの匿名フィードバックフォームにご記入ください。"
   • "次回のご注文にプロモーションコードを適用するには、下のリンクをクリックしてください。"

7

Microsoft Outlookで緊急メールとしてマークする。

1. Outlookで電子メールにタグを付けると、相手の受信トレイでメッセージが強調表示されます。Outlookアカウントの「新規メール」ボタンをクリックまたはタップします。次に、リボン上部の "タグ "オプションに進み、"重要度高 "または "重要度低 "のいずれかをクリックします。重要度の高いメールには赤い感嘆符が、重要度の低いメールには下を向いた青い矢印が表示されます。

   • 残念ながら、GmailやYahooメールのようなドメインでは、送信メールを高優先度や緊急に設定することはできません。

8

返信がない場合はフォローアップメールを送りましょう。

1. 相手の参考になるよう、リマインダーに期限を記載しましょう。あなたの依頼の期限や緊急度にもよりますが、相手があなたのメッセージを読み、返事や行動をするまでに数日与えましょう。その際、期限と行動への呼びかけが明確であることを確認してください。

   • 「やあ、クララ！今日中に従業員のフィードバックフォームに記入してもらえるか、フォローアップしたくて。本当にありがとう！"
   • "お見逃しなく！プロモーションコードの有効期限は24時間ですので、それまでにぜひお得な情報をチェックしてください！"

この記事は、CC BY-NC-SAで公開されている " 8 Ways to Express Urgency in Your Emails (With Examples) " を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。