遅刻について教授にメールする方法

締め切り、仕事、課外活動、人間関係など、学生としてのスケジュール管理は大変です。締め切りに間に合わないことに気づいた場合（誰にでも経験があります）、教授にメールで延長を求めたり、謝罪したり、遅刻のペナルティーを制限したりする方法を迷ってしまうかもしれません。ご心配なく。以下では、教授へのメールの送り方を説明し、あなたのインスピレーションになるようなメールのサンプルも紹介します。遅刻について教授にメールする方法については、こちらをお読みください！

遅刻に関するメールのコツ

1. メールは簡潔に。教授にメールするのは緊張するものです。それは理解できますが、できれば避けましょう。教授も忙しいので、要点を端的に伝えると喜ばれます。必要な情報だけを提供し、メールが完成したら、戻って簡潔に編集しましょう。

   • とは言わないこと：「本当に申し訳ありません。この課題を提出するのが遅くなってしまったことが信じられません。締め切りに間に合わなかったことを本当に申し訳なく思っています。今後、技術的な問題があったとしても、二度とこのようなことが起こらないように最善を尽くします。
   • 代わりにこう言いましょう：「課題の提出が遅れたことをお詫びします。私は真面目に仕事に取り組んでおり、今後はこのようなことがないよう最善を尽くします。" と書きましょう。
2. 曖昧な表現を避け、長すぎない、明確で詳細な件名をつけましょう。教授が膨大な受信トレイを管理していることを忘れないでください。

   • と言ってはいけません："心理104の学生からのメッセージ"、"延長が必要です"、"ランディ・バーナードからこんにちは！"などとは言わないでください。
   • 代わりにこう言いましょう：「Psych104, Paper 2の延長依頼：ランディ・バーナード」。
3. プロフェッショナルな口調を使い、礼儀正しくしてください。たとえ、あなた方2人が直接会って何気なくおしゃべりをしたことがあったとしても、それがベストです。そして、メールでもできる限り礼儀正しくしましょう。

   • フォーマルな挨拶を使いましょう。「親愛なるジェームス教授」、「ジェームス教授」は完璧です。「Hey "や "Hi "はくだけすぎているので避けましょう。
   • サインオフも同様で、フォーマルなフレーズを選びましょう。「Best "や "Sincerely "は最適です。
   • 教授に何かを求める場合は、要求するのではなく、必ず尋ねるようにしましょう。延長が「必要です」と言うのではなく、「延長してもらえると非常に助かります」と言いましょう。
   • Please」と「Thank you」も忘れずに使いましょう！
4. 課題が遅れたことを謝りましょう。課題が遅れたにもかかわらず、教授の時間を真剣に考えていることを示しましょう。この重要な要素がないまま、状況を説明したり、延長をお願いしたりすると、教授にあなたが恩知らずであることを無意識に伝えてしまうかもしれません。

   • これは、あなたの関係を悪化させ、課題の罰則を増やす可能性があります。
   • その代わりに、「課題が遅れて申し訳ありません。あなたが忙しいのは分かっています。
   • "このような遅刻をして申し訳ありません。" "特に、このような遅刻は、私の成績に対する配慮や関心が欠けていることを伝えるものであり、正確なものとは思えません。"
5. 関連性があれば、延長をお願いしましょう。何か急用が入り、もう少し時間があれば、課題を完全に練り上げ、提出することができるのであれば、締め切りを繰り下げてもらえるよう頼みましょう。教授は常にこのようなリクエストを受けており、必ずしも全員に対応できるわけではないので、正直に、明確に、思慮深く伝えるようにしましょう。 特に、課題を提出する前に修正が必要な場合は、すでに完成したものを教授に見せましょう。

   • "この課題を完成させるのに48時間あれば、このタームペーパーのために自分の洞察を十分に探求し、構成することができます。"
   • "この課題を延長していただけると大変ありがたいです。もう少し時間があれば、最高の作品を提出し、この課題からさらに多くを学ぶことができます。"
6. 役に立つ文脈を含める。教授に、最初の締め切りがなぜあなたに合わないのかを、包み隠さず説明しましょう。時間内に課題を完了するのを邪魔した障害について説明しますが、あまり詳しく説明しすぎないようにしましょう。遅刻の原因が精神的な病気である場合も、同じルールに従います。

   • 「昨晩、愛犬が気づかないうちにチョコレートを食べていました。一晩中、獣医に付き添いました」。
   • "正直に言うと、私は精神的な問題を抱えていて、学業に深刻な影響を及ぼしています"
   • できれば嘘は避けましょう。もし延長が認められ、後で真実が明らかになった場合、大きな結果に直面する可能性があります。
7. 責任を避けるのではなく、責任を取る。特に、自分ではどうしようもないことがあった場合、これをするのはとても難しいかもしれません。しかし、責任を認めれば、あなたが求めているものが得られる可能性が高くなることを信じてください。おそらく、教授はあなたの成熟度とプロフェッショナリズムを賞賛するでしょう！

   • と言ってはいけません：「正直言って、私の手には負えませんでした。私は状況の犠牲者です。"だから課題が遅れたのです。
   • 代わりにこう言いましょう：「このようなことになるとは思っていなかったのは事実です。とはいえ、もっと早く始めていれば、こんなことにはならなかったでしょう。ですから、最終的には私の責任です。全責任を取る"
8. もう二度とこのようなことは起こさないし、学校のことを真剣に考えていると言ってください。特に、今回のことが単なる偶然であった場合は、遅刻を習慣にしないことを教授に伝えましょう。一般的に、あなたは整理整頓ができ、責任感があり、学業を大切にしていることを説明しましょう。

   • 「これは私らしくありません。
   • 「学業には真剣に取り組んでいます。もし愛犬の病気がなければ、この課題を最優先にしていたでしょう。"
9. 関連書類を添付するもしかしたら、個人的な緊急事態のために課題が遅れたのかもしれません。その必要はありませんが、1つか2つの公式なメモ、Eメールの領収書、医療記録でケースを補強できれば、それだけであなたのケースを助けることができます。
10. バックアッププランを持つ。延長を申し出たとしても、とにかく仕事を始めましょう。締め切りをずらすかどうかは教授次第ですし、遅刻に対して厳しいポリシーを持つ学校もあります。最善を望みつつ、最悪の事態も想定しておくこと。まだ締め切りが過ぎていない場合は、間に合うように最善を尽くしましょう！

メールの例

1. 親愛なるWind教授、
   
   このメールがあなたに届くことを願っています。私はテオ、水曜日の午後の物理学研究室の学生です。次のプロジェクトの締め切りがあと2日後なのは知っていますが、延長していただけると大変ありがたいと思いメールしました。
   
   ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。実は最近、精神的なことで悩んでいて、学業にいつもより時間がかかっているんです。このことを考えると、もっと時間をかけるべきでした。学業には真剣に取り組んでいるので、今後はこのようなことがないように最善を尽くします。
   
   以下に、主治医からのメモを載せておきます。私のメールにお時間を割いていただき、本当にありがとうございました。ご質問がありましたら、遠慮なくご連絡ください。
   
   敬具
   テオ・ウー
2. 親愛なるペレス教授、
   
   今週も良いスタートが切れましたでしょうか。木曜日の詩のゼミ（Poetry 104b）の2年生です。前回の提出が遅れてしまったので、お詫びのメールを送ります。
   
   私はあなたの時間を大切にし、純粋にあなたのクラスを愛しています。とはいえ、今週は非常に体調を崩してしまいました。そのせいで学業を終えるのが難しくなってしまいました。事前にメールするべきだったのですが、回復したらすべてを終わらせられると思ったのです。これは私の判断ミスであり、全責任を負います。
   
   以下に、主治医からのメモを載せておきます。ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。何か質問があれば、いつでもメールをください。また、直接お会いしてこの件について話し合いたい場合は、以下に私の都合を書いておきます。
   
   ありがとうございました、
   サンディ・デイビス
3. 親愛なるジャハ教授、
   
   良い月曜日をお過ごしでしょうか。私はクリフ・クズネツォフです。毎週のリフレクションの提出が遅れたので、お詫びのメールをしました。
   
   私はこのコースと自分の課題をとても大切にしていることを約束します。提出する数秒前にインターネットが切れてしまったのです。もっと責任感を持って、もっと早く始めていれば、この問題は遅刻という結果にはならなかったと認識しています。今後はもっと早く始めるようにします。
   
   直接お話したり、適切と思われるメークアップの仕事をこなしたいと思います。すぐに始めますので、お知らせください。お時間をいただきありがとうございました。
   
   ありがとうございました、
   クリフォード・クズネツォフ

遅刻について教授にメールすべき理由

1. 課題の期限を延長してもらえるかもしれません。もしかしたら、課題をこなすのに十分な時間を確保していたのに、突然のことで予定が狂ってしまったかもしれません。家族の病気、緊急事態、あるいは技術的な問題かもしれませんが、原因が何であれ、あなたは突然、最後までやり遂げるのに十分な時間がないことに気づくかもしれません。

   • 延長に関する方針は学校によって異なりますが、A+のメールを書くことで、チャンスを広げることができます。
   • 一般的に、教授が延長を認めてくれるのは、大きな事故などの情状酌量の余地がある場合だけです。仕事のような優先事項がある場合、教授が課題を延長することはないでしょう。
   • 教授も人間であり、助けたいと思っている！特に、遅刻の前歴がない場合は、事情を弁明すれば、予想以上に寛容になってくれるかもしれません。
2. 課題の減点数を制限できるかもしれません。課題の提出が遅れ、罰則が心配な場合は、メールで背景を説明すると非常に役立ちます。あなたの説明がなければ、教授はあなたが期限内に課題を提出するのに十分な配慮がなかったと判断するかもしれません。しかし、何が邪魔になったのかを説明すれば、教授も少しは寛大になってくれるかもしれません。

   • 特に、課題提出前の最後の瞬間に、予期せぬ大きな要因が飛び込んできた場合は、説明することで罰を抑えることができるかもしれません。
3. あなたが真面目に学校に通っていることが教授に伝わるでしょう。言い訳はできないが、教授に謝罪の気持ちを伝えたい。教授は皆違いますし、わからないものです。

   • 遅刻した課題に対して敬意を持って誠実に謝罪することで、教授との関係を改善し、教授から尊敬され、遅刻した課題の罰則を抑えることができます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Email Professor About Late Work 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。