完璧な留守電メッセージを残す方法

多くの仕事では、クライアントや同僚と電話で連絡を取る必要がありますが、相手が電話に出ない場合、プロフェッショナルで有益なボイスメールを残せることが重要です。このWikiHowでは、完璧なボイスメッセージを作成する方法をご紹介します。

パート1

自分の名前を名乗る

1. 正しい声のトーンを使ってください。メッセージを録音し始めたらすぐに、はっきりと聞き取りやすい声で話しましょう。 つぶやいたり、早口で話したりしてはいけません。聞き手の注意を引くために、興味を持っているような元気な声を出すように努めましょう。あなたの姿は見えなくても、あなたの口調は電話越しでも伝わるものです。

   • 話す内容はすべて明確に。受信状態が悪いと、声が歪んだり、声が途切れたりすることがあります。普通の話し声でも、電話では濁ることがあります。
   • 声の質は通話マナーを適切に反映する必要があります。例えば、甥っ子の高校卒業を祝うために留守電を残すときは、興奮した声で大丈夫です。しかし、悲しんでいる友人にお悔やみを述べる場合は、厳粛で敬意に満ちた口調を保つべきです。
2. 自分の名前を言う。こうすることで、相手はあなたが誰なのかをすぐに知ることができます。たいていの場合は「（あなたの名字）です」、初対面の場合は「（フルネーム）です」と簡単な挨拶で十分です。友人や親戚なら、それ以上名乗る必要もなく、あなたのことがわかるでしょう。それが仕事上の電話であれば、相手は声やメッセージから名前を連想することができ、より個人的なコミュニケーションの糸口を開くことができる。

   • このステップは、当たり前のことのように思えますが、電話をかけてきた人がその場で忘れてしまうことがよくあります。
   • 例えば、"My name is Dr. Holdsworth, senior radiologist at Sacred Heart Medical Center "とか、"This is Gloria Carpenter, I'm Chloe's mother from school "などです。
3. 電話番号を残す 名前の直後に電話番号を復唱する。ほとんどの発信者は、ボイスメールの最後まで自分の連絡先を伝えるのを待ちますが、受信者が最初に聞き取れなかった場合、もう一度メッセージ全体を聞かざるを得なくなります。電話番号を伝えるときは、理解しやすいようにゆっくり、はっきりと話すことを忘れずに。

   • メッセージの冒頭で電話番号を伝える簡単な方法は、"こちらは（あなたの名前）、私の番号は（あなたの電話番号）です"、または "私の名前は（名前）、（番号）から電話しています "と言うことです。
   • 発信者番号通知機能が普及しているとはいえ、相手があなたの電話番号を保存していなかったり、別の内線で折り返すよう依頼する場合に備えて、電話番号を残しておくことを常にお勧めします。
4. つながりを作る。ビジネス関連のボイスメールや差出人不明のメッセージを聞くとき、あなたが誰なのか、なぜ電話をかけてきたのかがわからないと、相手は疑心暗鬼になったり、興味がなくなったりします。電話番号を教えてくれた共通の友人や知人を紹介することで、相手を安心させましょう。この場合も、電話をより個人的なものに感じさせます。ボイスメールの内容も、それほどしつこくなくなり、返事が返ってくる可能性も高くなります。

   • 例えば、"パットから番号を聞いたのですが、ボートの売却にご興味がおありなのですね "といった具合に、聞き手の興味を引くような短い自己紹介をしてみてください。
   • ビジネス電話でなくても、つながりを築いておくと、相手は安心します。"こちらはロバート・ヘンダーソンです "よりも、"こちらはお向かいのボブです "の方が、より親しみやすいでしょう。

パート2

用件を述べる

1. 事前に何を言うか考えておきましょう。留守電を残す前に、何を言おうとしているのかを明確に考えておきましょう。具体的な意図を持って電話をかけるのであれば、さほど問題にはなりませんが、相手側の発信音を聞いて、録音されていることを知ると、多くの電話をかける人は頭が真っ白になってしまいます。電話を切る前に、情報を箇条書きにし、ひとつひとつ丁寧に伝えましょう。

   • 特に急ぎの用件や重要な用件のボイスメールには、前もって大まかな原稿を書いておくことをお勧めします。
   • ボイスメールが空回りしてしまったら、自分の名前、折り返し電話番号、電話をかけた理由を一言で伝えることに集中しましょう。
   • 昨夜のデートについて、ロマンチックな相手にフォローアップのボイスメールを送るイメージで。録音する前に心の中でメッセージのアウトラインを決めておくことで、冷静沈着な印象を与えるか、どもりながら緊張している印象を与えるかの違いが生まれます。
2. メッセージは簡潔に。ボイスメールのメッセージは20～30秒に制限しましょう。ボイスメールを長くする必要はほとんどありません。長すぎる、蛇行した自己紹介やストーリーで受信者を退屈させたくありません。簡潔に要点をまとめましょう。短いメッセージは、相手に好奇心を抱かせ、電話をかけ直させることができます。

   • 逆に、短すぎるボイスメールを残すと、相手は重要でないと思い、聞きもせずに削除してしまうかもしれません。特に、未登録の電話番号からかけている場合は、その可能性が高くなります。
   • ボイスメールを残す意味は、相手に電話をかけ直させることであり、通話中に相手に伝えようとしていた情報をすべておろそかにすることではありません。
3. 最も重要な情報から始めましょう。本題に入り、電話をかけた理由を明確にしましょう。セールスのオファーがある場合、取引のフォローアップやアポイントメントの確認がある場合は、その旨を相手に伝えましょう。あなたの目的を前もって伝えなければ、聞き手はすぐに興味を失い、メッセージを削除してしまうかもしれません。

   • あなたの言いたいことを伝えるには、短い時間しかありません。藪から棒に振ってしまうと、聞き手は肝心な情報にたどり着く前にメッセージをあきらめてしまうかもしれません。
   • お父さんが入院しました」というような難しいニュースを率直に伝え、メッセージの残りの部分で慰めたり説明したりするほうが、その話題に踊らされて聞き手に心配をかけるよりずっとよいのです。
4. 個人的かつ有機的に。堅苦しく、一般的な "電話の声 "になってしまう衝動を抑えよう。礼儀正しく、自分らしく、自然に話しましょう。人は、相手が何かを売りつけようとしていたり、ある種の態度で接してきたりすると、それを察することができます。

   • 台本を読んでいるような話し方は、聞き手に「また電話をかけてきたのか」という印象を与えてしまいます。

パート3

サインオフ

1. 具体的な質問や依頼をする。メッセージを締めくくるときには、相手に電話をかけてもらいたい理由を具体的に伝えましょう。相手が電話を取る気になるような、的確な質問や依頼をしましょう。ボイスメールを聞いた後、相手があなたの意図に戸惑ったり、不明な気持ちを抱いたりするようでは、ボイスメールはその役割を果たしていません。

   • "私が送ったレシピがどうだったか教えてください "とか、"この提案についてあなたのアイデアを聞きたいと思っています "といったフレーズを試してみてください。
   • 単に "折り返し電話ください "と言うよりも、相手を特定してお願いしたほうが、人は連絡を取る気になるものです。
2. あなたの名前と連絡先をもう一度言う。最後にもう一度、あなたの名前と電話番号を伝え、メッセージを締めくくります。 電話番号を2回繰り返すと、相手が桁を間違えたり、メモし損ねたりする可能性がなくなります。また、相手が折り返し電話をかけてきたときに役立つような詳細、例えば、いつなら電話に出られるか、出られないか、電話をかけるのに最適な時間帯なども必ず記載してください。

   • 電話の最後に自分の電話番号を2回以上綴るのは過剰であり、失礼と解釈される可能性もあります。
   • また、電話をかけてきた相手が初対面の場合は、名字をスペルアウトした方がよいでしょう。
   • 友人や親戚へのカジュアルなメッセージであれば、このステップを気にする必要はないでしょう。
3. 長い語尾は避ける。電話を切るときには、ぐずぐずしたり、無駄にメッセージを長引かせたりしないようにしましょう。愛する人への個人的な電話でない限り、誰かの素晴らしい一日を祈る必要はありません。ボイスメールが長引けば長引くほど、相手の注意力は低下していくので、最後に集中力を切らさないようにしましょう。時間を割いてくれたことに感謝し、次のコミュニケーションは相手に任せましょう。

   • "ご連絡お待ちしております "のような親しみやすい結びの言葉は、"良い一日を "のような一般的で商業的なものよりも温かみがあり、効果的です。
   • 最後にメッセージを繰り返したり、要約したりしないこと。受信者が特定の詳細をもう一度聞きたい場合は、後で再生することができます。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Leave the Perfect Voicemail Message 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。