Microsoft Projectでリソースを割り当てる方法

Microsoft Projectは、Microsoft Officeスイートのブランドであるプロジェクト管理ソフトウェアアプリケーションである。このアプリケーションを使えば、予算、スケジュール、リソース管理など、プロジェクト管理のあらゆる側面をコントロールすることができる。そのため、このソフトウェアは建設業界やエンジニアリング業界で多用されている。プロジェクト管理プロセスの中で、最も重要でありながら見落とされがちなのが、リソースの適切な配分である。プロジェクトスケジュールが作成されると、通常、特定のリソース（例えば、下請け業者）を過剰に割り当てないように変更する必要があります。Microsoft Projectでリソースを割り当てる方法を知ることで、プロジェクトを最初から最後までコントロールし続けることができます。

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タスクの期間を見積もるときに、リソースの利用可能性を考慮する。このステップは非常に重要ですが、見落とされがちです。リソースを考慮するのは、スケジュール作成後ではなく、スケジュール作成中でなければなりません。同じリソースを使用する同時並行タスク（同時に発生するタスク）には特に注意してください。例えば、建物の内壁と外壁を同時にフレーミングできると考えるのは当然かもしれません。しかし、プロジェクトに大工が1人しかいなければ、これは不可能です。

• 作業期間の見積もりは、作業完了までに必要な総工数を見積もることから始めます。延べ作業日数ではなく工数に焦点を当てることで、どれだけのリソースが必要になるかを考慮することができます。

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すべてのリソースを作成し、整理する。リソースを整理する最良の方法は、リソースシートを使うことです。このシートにアクセスするには、"表示 "メニューをクリックし、"リソースシート "を選択します。すべてのリソースに明確な名前を付け、少なくともリソースの種類を指定してください。

• Work "リソースは最も便利で、タスクに時間を費やす人を分類するのに使います。小規模なプロジェクトでは、このタイプのリソースは、各チームメンバーの名前を示すことができます。大規模なプロジェクトでは、このリソースで下請け業者を特定することができます。
• 材料 "リソースは、木材、釘、ガソリンなど、作業中に使用される材料を指します。
• コスト "リソースは、明確なコストレートを持つリソースを追跡するために使用する。クレーンや現場用トレーラーのレンタル料は、コスト資源として追跡できる。

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各作業タスクをリソースに割り当てます。ガントチャートビューでスケジュールを作成した後、各タスクに関連するリソースを指定する必要があります。これを行うには、左パネルでタスクの行を見つけ、"リソース "列のセルをクリックします。ドロップダウンメニューが表示されます。適切なリソースを選択してください。例えば、"Wire light fixtures "というタスクには "Electrician "というリソースが割り当てられます。

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リソースグラフビューでリソースの割り当てを確認します。スケジュールを作成し、リソースを割り当てた後、オーバーアロケーションをチェックすることができます。これを行うには、"表示 "をクリックし、"リソースグラフ "を選択します。各リソースを選択し、プロジェクト全体の割り当てを見ることができます。各作業日が横軸に表示され、リソースの使用率が縦軸のパーセンテージで表示されます。

• リソースの使用率が 100 パーセントを超えた場合は、オーバーアロケーショ ンです（リソースが与えられた時間内に割り当てられたタスクをすべてこなせな いことを意味します）。オーバーアロケーションは赤で表示されます。これを改善するには、タスクの時間を長くするか、タスクにより多くのリソースを割り当てるか、同時並行するタスクをずらして重複を少なくします。
• リソースがほとんど使用されていない場合は、非効率的な割り当て不足である可能性があります。タスク時間を短くするか、リソースの総使用量を少なくすることを検討する。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された " How to Allocated Resources in Microsoft Project " を修正して作成されました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。