Eメールでの二人への正しい挨拶と挨拶方法

2人に連絡を取る必要があるのに、1通のEメールだけで済ませたいとお考えですか？どのような内容であっても、2人にメールを送ることはとても簡単で、情報を明確に伝えることができます。同僚に送るプロフェッショナルなメールでも、友人同士のカジュアルなメールでも、必要なことはすべて揃っています。このまま読み進めていただければ、簡単なEメールのエチケットだけでなく、両者への挨拶の仕方もご紹介します。

この記事は、Always Appropriate Image and Etiquette Consultingのオーナーであり、プロのエチケットコーチであるTami Claytor氏へのインタビューに基づいています。

知っておくべきこと

• "こんにちは、MaxとAva"、"こんにちは、Mr. JohnsonとMrs. Smith "のように、挨拶文の後に受信者双方の名前を使いましょう。
• メッセージに2人の注意が必要な場合は、"To "フィールドに2人のメールアドレスを記載しましょう。代わりにCCをつけることで、さりげなく誰かを取り込みましょう。
• 混乱を避けるため、メールの本文には、それぞれの受信者にどのようなアクションが必要かを直接書きましょう。

メールの中で2人に挨拶するには？

1. 冒頭の挨拶の後に2人の名前を入れます。Hello」「Dear」「Good afternoon」など簡単な挨拶をしてから、相手の名前を書きましょう。知っている相手であればフルネームで、.であれば肩書きと名字で呼びましょう。よりカジュアルな挨拶の場合は、代わりに "Hey "や "Hi "を使ってみましょう。

   • 例スミスさん、ジョーンズさん、こんにちは
   • 例こんにちは Martin と Dana
   • 例デミとセレーナ

グループでメールを送る場合、どのように挨拶するのでしょうか？

1. 挨拶の後に "everyone "や "team "のような総称を使いましょう。メールに全員の名前を記載するよりも、グループ全体に挨拶する方がスペースと時間を節約できます。次のような感じです：

   • みなさん、こんにちは
   • こんにちは、チーム
   • 皆さん、こんにちは。

複数の受信者にメールを送る

1. 正式なメールの "To "フィールドには、両方の名前を記載します。もし、メールを送る相手の両方から直接アクションが必要な場合は、両方のメールアドレスをカンマで区切って記載します。そうすることで、受信者双方にそのメールが読むべき重要な情報であることが伝わります。
2. Cc "フィールドは、メールに別の人をさりげなくループさせるために使います。To "フィールドには、メールの主な受信者を含めます。送信する情報を見てもらう必要はあるが、相手からの直接のアクションは必要ない場合は、「Cc」に相手のメールアドレスを記載します。Cc "セクションに相手のメールアドレスを記載すれば、相手とメールアドレスの両方がメールの上部に表示されます。
3. Bcc "フィールドにメールアドレスを記載すると、受信者からメールアドレスを隠すことができます。メールアドレスを相手に知られたくない場合は、"Bcc "リストに追加してください。メールが送信されると、"To "と "Cc "フィールドにある受信者のメールアドレスだけが表示されます。

   • この方法は、面識のない2人にメールを送る場合や、大人数にメールを送る場合に効果的です。

メールのエチケット

1. 件名に行動を促す言葉を入れる。受信者がメールを開いたときに何を期待すればいいのかがわかるように、件名は明確で簡潔なものにしましょう。受信者がメールを開いたときに、何をする必要があるのかが明確にわかるようにしましょう。件名に、受信者に何を期待しているのかを書くこともできます。

   • 例5分 - アンケートのフィードバックが必要です。
   • 例ジュールズとジャッキーからの承認が必要
2. 本文の段落で本題に入りましょう。受信者が重要な情報を探すためにスクロールする必要がないように、メールの本題に入りましょう。各担当者に具体的な仕事を依頼する場合は、誰に仕事を依頼するのかがわからなくならないよう、各担当者に何を依頼するのかを明記しましょう。

   • 例明日のプレゼンテーションの準備が必要です。ジョン、スライドショーを作ってくれる？ジュリー、私たちのスプレッドシートからすべてのデータを取り出してくれる？
3. プロフェッショナルな口調を保つカジュアルになりすぎないよう、スラングや絵文字の使用は避けましょう。ジョークや皮肉など、訳がわからなくなるような言葉は使わず、本題に集中しましょう。

   • 感嘆符の使用は、叫んでいるように伝わる可能性があるため、控えましょう。
   • メールのトーンがわからない場合は、声に出して読んでみてください。また、友人に読み上げてもらい、あなたの口調がどのように解釈されるかを確認するのもよいでしょう。
4. メールの最後はシンプルに締めくくりましょう。メールの本文を書き終えたら、優しい言葉で締めくくりましょう。結びの言葉には、手紙の結びと同じようにフルネームを入れましょう。正式なビジネスメールを書くには、フルネーム、肩書き、会社名、連絡先を記載したメール署名を使います。最後に使える例文

   • ありがとうございます。
   • よろしくお願いいたします
   • 敬具
5. 送信前に校正する送信する前に少し時間をとって、メッセージに目を通し、すべてのスペルが正しいか確認しましょう。伝えたい情報が明確に伝わっているかを確認し、わかりにくいと思われる部分は書き直してください。すべてが正しく見えることを確認したら、メールを送信しましょう。

   • メールに添付ファイルをつける場合は、適切なファイル名をつけ、正しいファイルを選択するようにしましょう。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Properly Address & Greet Two People in an Email 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。