強力なEメール件名の書き方

メールの件名は、多くの場合、読者があなたのメールを開封するかどうかの判断材料となります。受信者がメールを読まずに削除してしまわないよう、件名には短く、要点を押さえ、詳細な情報を盛り込む必要があります。件名に詳細な情報を盛り込むことで、読者があなたのメールを読みたくなる理由を具体的に示すことができます。

パート1

フォーマットと文法

1. 件名を空白にしない件名を空白にすると、読者を引きつけるチャンスを逃してしまいます。また、件名が空白だと、怠惰な印象を与えます。最も重要なのは、読者に「早くメールを開かなきゃ」「早く返信しなきゃ」と思わせないことです。
2. 件名はメールを書く前に書きましょう。件名は、読み手が最初に目にするものなので、後回しにされ、それほど重要でないように感じるかもしれません！- と同じくらい重要です。件名に十分な時間と注意を払うために、他のことを書く前に件名を書きましょう。
3. ぞんざいにならないよう、標準的な大文字小文字のルールに従いましょう。親しい人にちょっとしたメモを送るのでない限り、メールはフォーマルなコミュニケーションのように扱うべきです。プレゼンテーションのタイトルを大文字で書くのと同じように、件名も大文字で書きましょう。

   • 正しく大文字を使うために、いくつかの基本的なルールを覚えておきましょう。例えば、件名の最初と最後は必ず大文字にします。また、名詞（Mountain、Presentation、Building）、代名詞（He、She、They）、動詞（Go、Change）、副詞（Quickly、Slowly）、形容詞（Sloppy、Excellent）は常に大文字にします。冠詞（a、an、the）、前置詞（in、out）、調整接続詞（and、but）は大文字にしてはいけません。
4. 件名を完全な文章のように扱うのは避けましょう。件名は文法的に正しいものであるべきですが、常に句読点が必要な文章ではなく、タイトルとして捉えましょう。ピリオド、クエスチョンマーク、エクスクラメーションマークで改行する必要はありません。

   • スパムフィルターの中には、句読点のついた件名のメールを自動的に迷惑メールフィルターにかけるものもあるので注意してください。
   • 読者の注意を引くために、クエスチョンマークを使いたい場合もあるでしょう。この方法は使いすぎないようにしましょう。
   • 件名の複数のフレーズをダッシュでつなげます。例えば、件名に「という件名には、2つの異なるフレーズがダッシュでつながっています。
5. 件名は50文字以内にまとめましょう。件名はできるだけ簡潔に書きましょう。そのため、時には詳細を省く必要があるかもしれません。件名を読んだ読者が、いつまでに何をすべきかを知ることが最も重要です。

   • 件名を常に50文字以内に収めることは不可能かもしれません。時には10文字ほどオーバーすることもあるでしょう。しかし、50文字のルールを守り始めれば、自動的に短い件名を書くようになります。
6. 読み手の注意を引くために、重要な言葉を最初に置く。重要な言葉とは、メールの目的によって異なります。あなたの名前とタイトルを最初に書く必要があるメールもあれば、あなたや読者に必要なアクションを前面に出すメールもあるでしょう。読者が最もメールを開きやすいトピックは何かを考え、そのトピックに対応する言葉を件名の一番最初に置きましょう。

   • 一般的に、件名の冒頭には、読者に連絡する理由を示す言葉を入れるべきです。例えば、最近社内規定を変更したのであれば、こう書きます：例えば、最近社内規定が変更されたのであれば、"Changed Company Regulations - Needs Your Review Today. "と書く。
7. メールの目的を伝えるために、具体的な名詞と動詞を選びましょう。件名に曖昧な名詞や動詞を使わないようにしましょう。代わりに、読者に何を求めているのかを具体的に示す言葉を使いましょう。そうすることで、件名に必要な詳細を記載しながら、件名の長さを短くすることができます。

   • 代わりに「新しい情報を確認するためにご連絡しました」ではなく、こう書きましょう：「人事規則を改定しました。件名の2番目のバージョンでは、「新しい情報」が何なのか、なぜ読者に連絡するのかを正確に明確にしています。受信者がメールを読む必要があるのか、メールを開いたら何をする必要があるのか、といった混乱も修正されています。

パート2

簡潔に書く

1. メールの目的を明確にしましょう。読み手に、なぜあなたが連絡を取っているのかを伝えましょう。できるだけ具体的に。そうすることで、読み手はあなたのメッセージを開くべきかどうかがすぐにわかります。

   • 推薦状や紹介状を依頼する件名は、次のようになります：「6/2（金）までにTamara G.の推薦状をお願いします。
   • 読者に特典を提供する場合は、次のようにします："今週限り、ジムでオイル交換50％オフ"。
2. 読者にどのような行動を取ってもらいたいかを書きます。あなたのメールを見た読者は、すぐに何をすべきかを知りたくなるでしょう。この知識をすぐに得ることで、読者はあなたのメモの内容からさらに詳細を探すことができるようになります。

   • 件名を "Reaching Out for a Favor "とする代わりに、"Need Your Help Writing Project Proposal "としましょう：件名を "Need Your Help Writing Project Proposal Next Week "とする。こうすることで、読み手はあなたが助けを求めていることを知ることができるだけでなく、読み手に何をしてほしいのかを正確に説明することができます。
3. 読者がいつ返事をすればいいかわかるように、期限を明記する。読者にいつまでに行動を起こしてほしいか、いつまでに返信してほしいかを伝えなければ、読者は明日、来週、あるいは来月になるまでメールを開かないかもしれません。これは、読者があなたの力になりたくないからではありません。ほとんどの人が1日に何十通、何百通ものメールを受け取っているため、明確な締め切りのないメールは群れの中に紛れてしまいやすいのです。

   • 特に重要で、すぐに返信が必要なメールの場合は、「緊急」、「重要」、「至急返信が必要」などの言葉を使い、読み手にこのメモに特に注意を払う必要があることを知らせます。
4. 読者がまだあなたのことを知らない場合は、あなたが誰なのかを明記しましょう。初対面の人にメールを送ることもあるでしょう。このような場合、あなたの肩書き、会社名、名前を読者に伝えることが重要かもしれません。そうでないと、ただのゴミ箱行きになりかねません！

   • 例えば、あなたが学生で、学校のプロジェクトで地元の政治家と連絡を取りたい場合などです。こう書きましょう："High School Senior Requesting Interview for Project, Due 6/24".
5. 読者が最近の知人であれば、その人との出会いについて言及する。会ったばかりで、もっと親密な関係を築きたいから連絡を取っているのかもしれません。件名で相手の記憶を呼び起こし、あなたとの出会いを思い出してもらいましょう。以前の出会いを思い出してもらえれば、フォローアップを設定してくれる可能性が高くなります。

   • もしかしたら、会議や夕食の席で、お互いの関心事について短いディスカッションをしたのかもしれません。件名を件名を "Follow Up on our Chat at Writers' Conf, 4/30 "にしてください。
6. もしあなたが読者に紹介されるのであれば、共通の連絡先の名前を書きましょう。もし、あなたが他の人から紹介されたのであれば、その事実を明らかにすることが重要です。読者は、会ったこともない匿名の人よりも、知っている人の名前が入った件名のメールを開く可能性が高くなります。読者は、紹介を確認するために共通の連絡先に連絡を取ることもできます。

   • 例えば、"Dr. Smith's Student @ Hopkins, Requesting Meeting Next Month."（スミス博士の学生＠ホプキンス、来月の面会を希望）と書く。

パート3

効率化と校正

1. 混乱を避けるために簡単な言葉を使いましょう。読者が件名を理解できないようでは困ります。長すぎる言葉や複雑な語彙を使うのは避けましょう。中学生にメールを送るつもりで、件名にあるそれぞれの単語を理解できるかどうか自問してみましょう。

   • もっと簡単な単語で十分な場合は、わかりにくい語彙を使わないようにしましょう。選びましょう："New Office Rules - Review and Respondly," ではなく、"New Office Rules - Review and Respondly with Alacrity," を選びましょう。"素早く "と "機敏に "は同じ意味だが、最初の選択肢の方が不快感や混乱を招かない。
2. 記号や略語を使って件名を短くする。多くの単語は、読者を混乱させることなく短縮することができます。一般的な略語や記号のみを使用し、件名に目を通して、メールの目的について混乱が生じないようにしましょう。

   • 例えば、曜日はすべて短縮できます。"@"は "at "を表す一般的な記号です。また、"RE: "は "about "を意味します。"EOM "は "end of message "に、"EOD "は "end of day "に使えます。
3. スペルミスや文法ミスがないかチェックしましょう。メールの他の部分と同様に、件名にも間違いがない必要があります。そうすることで、読者がメールを開く前に、プロらしくない、いい加減な印象を与えることがなくなります。

   • メールのスペルチェッカーは件名には対応していない場合があるので、スペルミスには特に注意してください。心配な場合は、件名をコピーしてWordやGoogleドキュメントに貼り付け、そこでスペルチェックを実行してください。
   • 件名は完全な文章である必要はないかもしれません。ただし、"they're"、"they"、"there"、"you're"、"your "などの文法的な間違いは避けましょう。
4. 件名を声に出して読み、明確さをチェックしましょう。件名がシンプルで、簡潔で、正しく書かれているかを確認する最善の方法は、自分で声に出して読んでみることです。自分の言葉を声に出すことで、画面上で確認しただけでは気づかなかったミスを見つけることができます。

   • 公共の場であれば、そっと息を吐きながら読んでみてください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された「 How to Write Strong Email Subject Lines 」を改変して作成しました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。