印刷ジョブをPINで保護する方法

オフィスの共有プリンターやネットワークプリンターで何かを印刷する際、プリンターが書類を印刷するまでの間、床をダッシュで移動しなければならなかった経験はありませんか？機密事項や個人的な内容のため、印刷内容を他の人に見られたくない場合もあるでしょう。印刷した文書を安全に保管するために、ほとんどのオフィス共有プリンターやネットワークプリンターでは、スプールや印刷ジョブの保管が可能です。スプールやジョブストレージに印刷したものは、プリンターから直接印刷するまでそこに保管されます。これらのスプールやジョブは、あなただけが印刷のためにロックを解除できるように、あなた自身の暗証番号で保護することができます。

パート1

印刷オプションを設定する

1. 印刷する文書を開きます。デスクトップから、印刷する文書を起動します。Word文書、スプレッドシート、PDFファイル、写真など、印刷できるものなら何でもかまいません。
2. 印刷オプションを呼び出します。アプリケーションのファイルメニューから「印刷」を選択します。印刷ウィンドウが表示されます。
3. プリンタを選択します。プリンタセクションから、名前のドロップダウンボックスをクリックして、使用するプリンタを選択します。
4. プリンタのプロパティを開きます。選択したプリンタの右横に「プロパティ」ボタンがあります。これをクリックすると、選択したプリンタのプロパティが表示されます。ドキュメントのプロパティ」ウィンドウが表示されます。

パート2

印刷ジョブの設定

1. ジョブストレージタブに移動します。ドキュメントのプロパティ]ウィンドウから、[ジョブ保存]タブをクリックして選択します。ここで印刷ジョブを設定します。

   • スプーリングまたは印刷ジョブ保存をサポートするプリンタだけが、余分なメニューオプションまたはプロパティを持つことに注意してください。
2. ジョブ保存モードを設定します。ジョブ保存モード]で、[保存ジョブ]ラジオボタンをクリックします。これにより、印刷が即時印刷ではなく、保存ジョブに設定されます。
3. PINを割り当てます。プリンタからジョブにアクセスして印刷するためにPINが必要であることを示すために、「PIN to print」チェックボックスにチェックを入れます。その下のボックスに、4桁のPINコードを入力します。これがプリンタからの印刷に使用するPINコードになります。

   • これは印刷ジョブを設定するたびに変更できます。
4. ジョブ通知オプションを設定します。印刷時にJOB IDを表示する]にチェックを入れて、現在印刷中のジョブを確認できるようにします。
5. ユーザー名を指定します。このセクションでは、ユーザー名または固有の識別子を指定する必要があります。このユーザー名は、プリンターがあなたを識別し、あなたのユーザー名の下にあるすべての印刷ジョブを収集するために使用されます。

   • プリンタによっては、1つのユーザ名ですべての印刷ジョブをバッチ印刷できるものもあります。
6. ジョブ名を指定します。印刷ジョブの名前を設定します。カスタム "を選択し、ジョブ名を入力することで、毎回手動で設定・変更することも、"自動 "に設定し、ジョブの名前を自動的に順番に付けることもできます。
7. 印刷ジョブを保存します。ウィンドウ下部の「OK」ボタンをクリックしてすべてを保存し、ウィンドウを閉じます。

パート3

印刷ジョブを印刷する

1. 印刷ジョブを印刷します。印刷ジョブとして送信する印刷を設定すると、印刷ウィンドウが表示されます。ウィンドウの下部にある「OK」ボタンをクリックすると、印刷がプリンタのジョブストレージに送信されます。
2. 印刷ジョブの詳細を表示します。印刷ジョブを送信すると、確認メッセージが表示されます。ジョブストレージ識別ウィンドウに、プリンタ名とIPアドレス、ユーザ名、ジョブ名が表示されます。OK」ボタンをクリックして、このウィンドウを閉じます。
3. 次に何が起こるかを知っておいてください。印刷ジョブはプリンタに送信され、そこに保存されます。プリンタのコントロールパネルからジョブにアクセスしてロックを解除するまで、何も印刷されません。プリンタの設定によっては、印刷ジョブは無期限に保存され、PINコードを入力しないと削除されません。

パート4

プリントを受け取る

1. プリンタに行く。文書を印刷する必要があるときは、共有プリンターまたはネットワークプリンターに行きましょう。慌ててフロアをダッシュする必要はありません。印刷ジョブは安全に保存され、暗証番号でロックされます。
2. 印刷ジョブを取り出す。プリンタのコントロールパネルから、"ジョブの取得 "のメニューが見つかるまで操作します。プリンタに保存されている印刷ジョブのリストが表示されます。矢印キーを使ってリストをスクロールし、ユーザー名を見つけます。ユーザー名の横の数字は、あなたを待っている印刷ジョブの数を示します。
3. ジョブを表示します。ユーザー名を見つけたら、それを選択します。ユーザー名の下にあるすべての印刷ジョブが、それぞれのジョブ名とともに表示されます。矢印キーを使ってリストをスクロールします。
4. ジョブを選択します。印刷したいジョブが見つかったら、それを選択します。ジョブを "印刷 "するか "削除 "するかを尋ねられます。印刷」を選択します。
5. PINを入力します。PINコードの入力を求められます。これは先ほど設定した4桁のコードです。ここに入力してください。矢印キーを使ってコードを入力します。
6. 部数を指定します。PINコードが承認されると、このジョブの部数を尋ねられます。印刷部数を入力してください。
7. プリントする。印刷ジョブの処理を開始するには、プリンタの緑色のボタン、または適切なボタンを押します。プリンターが正常に動作し、インクと用紙があれば、すぐに印刷が開始されます。
8. プリントを回収します。まだプリンターから離れないでください。プリンターエリアから離れる前に、印刷した印刷ジョブのすべてのドキュメントが完了し、整理されていることを確認してください。

この記事は、CC BY-NC-SAの下で公開された " How to Secure Your Printing Jobs with a PIN " を改変して作成されました。特に断りのない限り、CC BY-NC-SAの下で利用可能です。